Wat is een gratis conference call?
De meeste organisaties die gebruikmaken van audioconferentieservices, kiezen ervoor de services van een betrouwbare aanbieder van telefonische vergaderingen in te schakelen. Meestal is er een vast tarief per minuut per verbinding met de conferentie die wordt gefactureerd aan de opdrachtgever van het gesprek. Er is echter een andere optie die zeer nuttig kan zijn voor non-profitorganisaties en bedrijven die niet in staat zijn om veel geld te budgetteren voor teleconferentiediensten. Die optie is een gratis conference call-service. Met een gratis conference call worden er geen kosten in rekening gebracht aan de klant voor de conferentie, dus er is geen factuur te betalen. Hier is wat informatie over hoe gratis vergaderen werkt en wanneer de service mogelijk een haalbare optie is.
Op het tijdstip dat door de opsteller is geselecteerd, bellen de aanwezigen en de host naar de vergaderbrug en voeren een vooraf ingestelde toegangscode in wanneer daarom wordt gevraagd door een automatisch bericht. Iedereen die de toegangscode invoert, wordt naar een beveiligd conferentiegesprek geleid, waarbij alle partijen vrij zijn om mondeling met elkaar te communiceren. Er is geen begroeting of interventie door de operator. Het proces voor het gratis telefonische vergadergesprek is volledig geautomatiseerd.
Het eerste dat u moet begrijpen over het gratis vergadergesprek is dat het niet helemaal gratis is. Elke deelnemer maakt de kosten van een langeafstandsgesprek om verbinding te maken met de conferentiebrug. De kosten worden niet weergegeven op een factuur van de gratis telefonische aanbieder, maar als een vergoeding voor de minuten die zijn gegenereerd op de individuele telefoonrekening van elke deelnemer, waarbij de kosten afhankelijk zijn van het type langeafstandsplan dat hij of zij heeft. De duur van gratis vergaderen is gebaseerd op het feit dat de teleconferentieprovider geen installatiekosten in rekening brengt of kosten in rekening brengt voor het gebruik van hun lijnen. Het proces is strikt een verbinding met een tolconferentiegesprek, in feite een reeks langeafstandsgesprekken die allemaal eindigen in een gemeenschappelijke conferentie.
Aanbieders van gratis telefonische vergaderingen kunnen dit type service om twee redenen aanbieden. Ten eerste is hun inkomstenbron de hoeveelheid verkeer die wordt gegenereerd op de trunks of lijnen die eindigen op hun conferentiebruggen. Elke minuut dat iemand een van zijn lijnen gebruikt voor een vergadering, maakt hij inkomsten. Ten tweede, gratis conference call-diensten vereisen zeer weinig apparatuur en personeel. Dit betekent zeer lage bedrijfskosten die gemakkelijk kunnen worden gedekt door consistent gebruik van hun faciliteiten.
Natuurlijk zijn er manieren om de gratis conference call helemaal gratis te maken. Een methode is om een mobiele telefoon te gebruiken om naar de vergadering te bellen. Als u normaal gesproken uw toegestane minuten niet gebruikt tijdens de factureringsperiode, zijn de kosten voor het bijwonen van de gratis telefonische vergadering inderdaad gratis. Als het langeafstandsplan voor uw vaste dienst een vast maandelijks tarief voor onbeperkte lange afstand bevat, betaalt u bovendien niets extra's om een gratis telefonische vergadering bij te wonen.
Gratis telefonische vergaderdiensten hebben enkele nadelen. De lijnen zijn bijvoorbeeld beschikbaar op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. Als u een groot aantal aanwezigen hebt die moeten verzamelen voor een teleconferentie, is er geen garantie dat er voldoende reguliere lijnen zijn tijdens de reguliere kantooruren. Ook is er meestal niet de mogelijkheid om hulp van een operator te krijgen in het geval van achtergrondgeluid of een andere storing tijdens het gratis vergadergesprek. Maar voor een organisatie die slechts een half dozijn lijnen nodig heeft tijdens een daluren, kan een gratis conference call-service heel goed werken en tegelijkertijd helpen het budget intact te houden.