Wat is een functioneel record?

Een functioneel record, ook wel een operationeel record genoemd, is een geschreven document dat de activiteiten en omliggende evenementen van een bedrijf weergeeft. Het registreert specifieke informatie in een specifiek formaat, maar is geen administratief record. Dit type document wordt meestal gemaakt op of nabij de tijd dat de activiteit plaatsvindt en wordt doorgaans beschouwd als de meest betrouwbare versie van gebeurtenissen omdat het op tijd dicht bij de informatie wordt gemaakt die het presenteert.

Bedrijven houden gegevens bij, zodat ze efficiënter kunnen opereren, rapporteren over hun activiteiten aan beleggers en overheidsinstanties en de prestaties kunnen evalueren tegen een historische achtergrond. Veel van de vormen die een bedrijf creëert om het te helpen dossiers bij te houden, zijn administratief, zoals contactbladen voor werknemers. Deze formulieren documenteren standaard kantooractiviteiten en dingen die managers verwachten regelmatig te gebeuren.

Vaak moeten bedrijven informatie vastleggen die niet administratief of standaard is. Deze informatie is vaak uniek in de tijd, hoewelOugh de manier waarop de informatie wordt opgenomen, kan uniform zijn. Om deze informatie te documenteren, gebruikt het bedrijf een functioneel record of een schriftelijk verslag van wat er is gebeurd, waarmee het bedrijf een gelijktijdig account kan indienen en de informatie in de toekomst kan ophalen indien nodig.

Er zijn veel verschillende soorten functionele records. Misschien is de eenvoudigste manier om het gebruik van dit soort hulpmiddel te begrijpen, een paar gemeenschappelijke voorbeelden te onderzoeken. Een incidentrapport is een soort functioneel record. Bedrijven vereisen vaak dat medewerkers een incidentrapport invullen dat details precies wat er is gebeurd als een werknemer of een klant gewond raakt op het terrein of terwijl ze zich bezighouden met bedrijfsactiviteiten. Dit functionele record is alleen ingevuld wanneer dat nodig is, maar het is van cruciaal belang omdat het gebeurtenissen documenteert in de woorden van de betrokken mensen, op tijd dicht bij wanneer het evenement is gebeurd.

Een ander type functioneel record is een CuStomer Feedback -formulier. Niet elke klant zal een feedbackformulier invullen, en een klant doet dit meestal alleen als hij iets specifieks te zeggen heeft over de huidige service van de dag. Het feedbackformulier is een functioneel record omdat het een unieke gebeurtenis documenteert die op een specifiek tijdstip plaatsvond in de woorden van de betrokken persoon.

Een reisticket is een functioneel record dat vaker wordt ingevuld. Vaak laat een bedrijf zijn chauffeurs een rapport invullen met de details van een reis elke keer dat een bestuurder een bedrijfsvoertuig haalt. Op deze manier, als een manager vragen moet beantwoorden over de werking van het voertuig die zich in het verleden heeft voorgedaan, heeft hij een gelijktijdig verslag van activiteit die door de bestuurder is opgesteld om te beoordelen.

Functionele records kunnen een bedrijf bieden met bescherming tegen aansprakelijkheid. Klanten en werknemers hebben vaak jaren om een ​​rechtszaak aan te spannen tegen een bedrijf voor een aantal civiele overtredingen. Zonder een gelijktijdig verslag van gebeurtenissen zou het moeilijk zijn voor een compalles om te bewijzen wat er precies in het verleden is gebeurd.