Wat is een functioneel record?

Een functioneel record, ook wel een operationeel record genoemd, is een schriftelijk document dat de activiteiten van een bedrijf en omliggende gebeurtenissen weergeeft. Het registreert bepaalde informatie in een specifiek formaat maar is geen administratief dossier. Dit type document wordt meestal gemaakt op of nabij het tijdstip waarop de activiteit plaatsvindt en wordt doorgaans beschouwd als de meest betrouwbare versie van gebeurtenissen omdat het kort na de tijd wordt gemaakt bij de informatie die het presenteert.

Bedrijven houden gegevens bij zodat ze efficiënter kunnen werken, over hun activiteiten kunnen rapporteren aan investeerders en overheidsinstanties en de prestaties kunnen beoordelen tegen een historische achtergrond. Veel van de formulieren die een bedrijf maakt om het te helpen bij te houden, zijn administratief, zoals contactbladen voor werknemers. Deze formulieren documenteren standaard kantooractiviteiten en dingen die managers verwachten regelmatig te gebeuren.

Vaak moeten bedrijven informatie vastleggen die niet administratief of standaard is. Deze informatie is vaak uniek in de tijd, hoewel de manier waarop de informatie wordt vastgelegd uniform kan zijn. Om deze informatie te documenteren, gebruikt het bedrijf een functioneel record, of een geschreven record van wat er is gebeurd, waarmee het bedrijf een gelijktijdig account kan indienen en de informatie indien nodig in de toekomst kan ophalen.

Er zijn veel verschillende soorten functionele records. Misschien is de eenvoudigste manier om het gebruik van dit soort gereedschap te begrijpen, een paar veelvoorkomende voorbeelden te onderzoeken. Een incidentrapport is een soort functioneel record. Bedrijven hebben vaak van medewerkers nodig om een ​​incidentrapport in te vullen dat precies aangeeft wat er is gebeurd als een medewerker of een klant gewond raakt op het terrein of tijdens een bedrijf. Dit functionele record wordt alleen ingevuld wanneer dat nodig is, maar het is van cruciaal belang omdat het gebeurtenissen in de woorden van de betrokken personen documenteert, dicht bij het tijdstip waarop het evenement plaatsvond.

Een ander type functioneel record is een feedbackformulier voor klanten. Niet elke klant vult een feedbackformulier in, en een klant doet dit meestal alleen als hij iets specifieks te zeggen heeft over de service van vandaag. Het feedbackformulier is een functioneel record omdat het een unieke gebeurtenis documenteert die op een specifiek tijdstip is gebeurd in de woorden van de betrokken persoon.

Een reisbiljet is een functioneel record dat vaker wordt ingevuld. Vaak zal een bedrijf zijn chauffeurs een rapport laten invullen met de details van een reis telkens wanneer een chauffeur een bedrijfsvoertuig neemt. Op deze manier heeft een manager, als hij vragen moet beantwoorden over de werking van het voertuig die zich in het verleden hebben voorgedaan, een gelijktijdig verslag van de activiteit die door de bestuurder is voorbereid om te beoordelen.

Functionele gegevens kunnen een bedrijf beschermen tegen aansprakelijkheid. Klanten en werknemers hebben vaak jaren de tijd om een ​​rechtszaak aan te spannen tegen een bedrijf voor een aantal civiele inbreuken. Zonder een gelijktijdig verslag van gebeurtenissen, zou het voor een bedrijf moeilijk zijn om te bewijzen wat er precies in het verleden is gebeurd.