Wat is een kennisbeheercyclus?
De kennismanagementcyclus beschrijft de manier waarop kennis wordt vastgelegd, verwerkt en verspreid in een organisatie. Kennis kan worden verzameld uit bronnen die deze binnen de onderneming creëren of uit externe bronnen. Deze kennis wordt vervolgens binnen de organisatie verwerkt en verspreid onder de relevante mensen of afdelingen die er gebruik van moeten maken. De cyclus wordt voltooid door feedback die dient om de kennis die is opgeslagen in de organisatie bij te werken.
Het vastleggen van kennis die binnen een organisatie ontstaat, vereist een overzicht van de punten waarop kennis wordt gecreëerd. Kennis kan ontstaan op een onderzoeksafdeling, van beoordelingen of audits van systemen en processen, van de ervaring van verkoop en marketing of via feedback van klanten of open innovatie. Kennis kan ook voortkomen uit externe bronnen zoals nieuwe producten en processen die zijn gekocht van leveranciers, rapporten die zijn opgesteld door consultants, vakbladen, conferenties en seminars.
Kennis moet worden verzameld door geschikte softwaresystemen of andere rapportagesystemen, of verzameld door aangewezen personeel. Het vastleggen van relevante kennis zoals deze zich in een organisatie voordoet, is vaak een van de zwakke punten van de kennisbeheercyclus. Werk verricht voor klanten of klanten kan worden gearchiveerd en gearchiveerd zonder na te denken over de relevantie ervan voor toekomstige projecten. Passende archivering van nuttige kennis is normaal niet de eerste prioriteit van personeel dat onder druk werkt om aan de behoeften van de klant te voldoen binnen een strikte deadline. In plaats daarvan moet kennisafname en informatievergaring meestal worden aangemoedigd door aangewezen kennismanagementpersoneel.
De volgende fase in de kennisbeheercyclus omvat de verwerking en distributie van informatie naar de punten waar dit nodig is. In sommige gevallen kan personeel dat zich bezighoudt met een bepaalde taak toegang krijgen tot het relevante archief en profiteren van de kennis die is opgeslagen in de organisatie. De verspreiding van kennis moet ook worden aangestuurd door personeel, zoals een kennismanager die op de hoogte is van de activiteiten binnen de organisatie en de relevante informatie kan doorverwijzen naar de activiteiten waar dit nuttig is op het moment dat dit nodig is.
Naar aanleiding van feedback wordt het kennisarchief bijgewerkt en vernieuwd. Feedback en ervaring van een product of proces kan leiden tot wijzigingen in ontwerp of productie. Marketingmethoden en -technieken kunnen worden gewijzigd omdat verkoopstatistieken en de resultaten van marktonderzoek door de organisatie worden overwogen. Door de kennisbeheercyclus worden technologische innovaties ontwikkeld, hoewel onderzoek of open innovatie en producten worden aangepast als gevolg van externe informatie uit tijdschriften en conferenties over concurrerende technologie.