Wat is een grootboek voor boekhouding?

Een grootboek van boekhouding is een volledige registratie van alle rekeningen die worden gebruikt bij het bijhouden van bedrijfs- of persoonlijke financiën. Gewoonlijk noemen mensen het grootboek van de boekhouding een grootboek en een boekhouder of boekhouder gebruikt het in combinatie met een boekhoudkundig journaal. Het journaal is een dagelijkse registratie van financiële transacties, en het grootboek verschilt omdat een boekhouder de transacties op accountnamen registreert. Doorgaans heeft een grootboek vijf classificaties: activa, uitgaven, verplichtingen, eigen vermogen en inkomsten.

Over het algemeen verschillen de paginalay-out voor het dagboek en het grootboek. Het meest voorkomende grootboek is een ontwerp met vier kolommen met kolommen voor de debet- en credittransacties en het debit of credit running balance. Andere kolommen bevatten de datum van invoer, de boekingsreferentie die coördineert met de journaalboeking en een beschrijving van het artikel of de transactie. De plaatsingsreferentie of Post. Ref., Is het journaalpaginanummer waarop het item is gepost en is belangrijk voor het kruiselings controleren van de items.

Een van de voordelen van het grootboek van de boekhouding is dat het de boekhouder een momentopname van de financiële situatie biedt. In tegenstelling tot het dagboek handhaaft een grootboek een lopend evenwicht. Een bedrijfseigenaar kan de transacties voor een bepaalde categorie bekijken zonder de journaalboekingen te doorzoeken. Als iemand bijvoorbeeld wil zien hoeveel klanten openstaande rekeningen hebben bij zijn of haar bedrijf, controleert hij of zij Debiteuren onder het kopje Activa in het grootboek.

Boeking is de procedure voor het kopiëren van de datums, beschrijving en geldbedragen naar het grootboek uit het journaal. Doorgaans gebruikt een boekhouder de boekingsreferentie van een journaalboeking als een indicatie dat hij of zij een journaalboeking naar het grootboek heeft gepost. Als iemand bijvoorbeeld een koffiepauze neemt terwijl hij de journaalposten naar het grootboek boekhoudt, kan hij of zij gemakkelijk vinden wat is voltooid door de boekingsreferenties te vergelijken. Als het juist wordt gedaan, hebben de voltooide items boekingsitems. Onvolledige vermeldingen hebben geen boekingsreferentienummer.

Andere belangrijke notaties in het grootboek van de boekhouding omvatten het aangeven of een rekening is gesloten en of er andere situaties op de rekening van toepassing zijn. Soms geeft een boekhouder fouten in de boekhouding aan door het aanpassen of corrigeren in het grootboek te schrijven. Wanneer het saldo naar een andere pagina wordt overgebracht, schrijft de boekhouder het saldo op de pagina. Deze notaties zijn belangrijk voor de integriteit van het proces.