Wat is een e-mailstream?
De e-mailstroom is de som van documenten, pakketten en elektronische correspondentie die zich door een bedrijf of huis verplaatst. De term wordt vaker gebruikt in de bedrijfswereld, meestal in de context van het leren omgaan met de grote e-mailstroom die bij een groot bedrijf hoort. Verschillende bedrijven zijn gespecialiseerd in poststreamdiensten en bieden manieren om de efficiëntie bij elke stap van het postproces te verbeteren. Voor bedrijven die gespecialiseerd zijn in marketing, is het creëren van een gestroomlijnd postsysteem van vitaal belang.
Naast de e-mail zelf omvat de e-mailstroom de stappen onderweg. Documentcreatie, e-mailverwerking, archivering, verwerking en alle andere taken met betrekking tot de e-mailstroom zijn hierin opgenomen. Vanaf het moment dat een document wordt gemaakt tot het moment dat het het bedrijf verlaat, wordt het opgenomen in de e-mailstroom. Aan de andere kant van de vergelijking, zodra een stuk correspondentie het bedrijf binnenkomt, wordt het ook onderdeel van de e-mailstroom, totdat het op de juiste manier wordt afgehandeld.
Facturen, pakketten, persoonlijke correspondentie, marketingmateriaal en digitale documenten maken allemaal deel uit van de e-mailstroom. Hoewel personen meestal alleen hun e-mail kunnen beheren, moet een bedrijf meestal een systeem implementeren. De meeste bedrijven mailen dagelijks grote hoeveelheden materiaal, waarbij bedrijfsbreed post door een centrale postkamer wordt gerouteerd. Sommige van de maatregelen die worden genomen om een e-mailstroom glad te strijken, zijn onder meer het gebruik van gestandaardiseerde enveloppen, het sorteren van post voordat deze wordt verzonden, zodat een bedrijf bulkpostprijzen kan ontvangen en computerprogramma's gebruiken om de post te beheren. Inkomende post wordt verwerkt en afgeleverd door medewerkers van de postkamer.
Op het gebied van elektronische communicatie gebruiken veel bedrijven krachtige filter- en sorteerservices om e-mail te organiseren voordat deze de eindbestemming bereikt. Meestal filteren deze programma's virussen en ongewenst materiaal uit voordat ze ervoor zorgen dat digitale communicatie de juiste persoon bereikt. Veel bedrijven maken ook gebruik van de digitale e-mailstroom voor het verzenden van promotionele e-mails naar klanten, omdat direct marketing met behulp van digitale media veel goedkoper is dan fysieke direct mail.
Door een goede administratie van een e-mailstroom bij te houden, kan een bedrijf betere klant- en klantendiensten bieden. De meeste bedrijven worstelen ook met het synchroniseren van digitale en fysieke communicatie. Digitale correspondentie heeft een veel kortere vertragingstijd dan fysiek. Voor klanten kan het irriterend of verontrustend zijn als de administratie van een bedrijf niet actueel wordt gehouden. In een bedrijf met een gesynchroniseerde en georganiseerde mailstream kan een bedrijfsvertegenwoordiger een klant opzoeken en alle correspondentie van het bedrijf met hem of haar volgen, waardoor klantinteracties veel eenvoudiger worden.