Wat is een medisch archiefkast?
Een medisch archiefkast bewaart medische dossiers op een georganiseerde en veilige manier. In landen met privacywetten met betrekking tot medische dossiers, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat geschikte archiveringssystemen worden gebruikt voor de veiligheid en beveiliging van dossiers. Medische leveranciers en gespecialiseerde meubelbedrijven kunnen archiefsystemen produceren die speciaal zijn ontworpen voor medische dossiers. Het kan ook mogelijk zijn om een generieke kast te gebruiken die voldoet aan de specificaties.
Veel medische praktijken gebruiken een open archiefsysteem, met planken voor bestanden, in plaats van laden. Met tabbladen in de bestanden kan personeel snel informatie vinden en kunnen verdelers worden gebruikt voor de organisatie. Een kast met medische dossiers moet laden hebben die lang en diep genoeg zijn om medische dossiers te kunnen bevatten. Sommigen moeten misschien grote röntgenfilms en andere grote documenten bevatten, in welk geval extra grote planken nodig kunnen zijn.
Naast een specifieke configuratie kan ook een kast met medische dossiers worden vergrendeld. Deuren of schuifregelaars kunnen de bestanden afdekken wanneer ze niet worden gebruikt en vergrendeld worden om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Dit kan wettelijk verplicht zijn, of gewoon worden aanbevolen voor medische praktijken met zorgen over gevoelige gezondheidsinformatie. Het systeem kan personeel toestaan om secties afzonderlijk te openen om het aantal zichtbare bestanden te beperken wanneer zij toegang hebben tot de medische archiefkast.
Brandwering kan ook een probleem zijn. Medische dossiers moeten worden beschermd tegen brand en andere schade om ervoor te zorgen dat ze beschikbaar zijn. Kasten met brandwerendheidsklassen kunnen een praktijk helpen om aan de wettelijke vereisten te voldoen en haar bestanden tegen de elementen te beschermen. Deze medische dossierkasten zijn gemaakt met zware constructie en verven om brand te weerstaan, en hebben een classificatie op basis van de mate van hitte die ze kunnen verdragen voordat het metaal begint te falen en de bestanden binnenin het risico lopen op schade.
Veel systemen zijn modulair voor het gemak. Dit stelt medische praktijken in staat om archiveringssystemen uit te breiden naarmate ze groeien zonder oudere kasten te moeten vervangen. De kasten zien er allemaal hetzelfde uit, zelfs als ze op verschillende tijdstippen zijn vervaardigd, en moeten veilig in elkaar passen. Modulaire archivering kan ook eenvoudig op kantoor worden aangepast om wijzigingen in de lay-out mogelijk te maken.
Medische praktijken met specifieke zorgen over juridische kwesties kunnen worden geadviseerd om een juridisch adviseur te raadplegen voordat een kabinet met medische dossiers wordt opgericht. Een advocaat kan de wettelijke verantwoordelijkheden van het archiveringssysteem beoordelen en kan specifieke aanbevelingen voor de cliënt hebben. Deze kunnen advies bevatten over bepaalde archiveringssystemen en functies die kunnen helpen een praktijk in overeenstemming te brengen met de wet.