Wat is een personeelsgroep?

Grote organisaties gebruiken meestal een personeelsgroep als een manier om de verschillende soorten werknemers te definiëren. De ontwikkeling van deze term hangt nauw samen met de invoering van human resources-informatiesystemen (HRIS), die een revolutie teweeg hebben gebracht in de bedrijfsprocessen van human resources in een breed scala van bedrijven. Een personeelsgroep wordt gebruikt om aan drie rijbehoeften te voldoen: creëer een methode voor het identificeren van werknemers die specifieke functies gemeen hebben, zorgen voor eenvoudiger onderhoud en testen, en volg activiteit per groep.

Bij het definiëren van een personeelsgroep is de eenvoudigste manier om dit te doen door de organisatiestructuur op hoog niveau te beoordelen. Vakbondsgroepen zijn een gemakkelijke plek om te beginnen, omdat binnen een vakbondsgroep alle werknemers specifieke arbeidsvoorwaarden gemeen hebben. Dit kunnen vakantierechten zijn, regels voor overurenberekening, vakbondsrechten en anciënniteitsvereisten.

De nomenclatuur die wordt gebruikt om een ​​personeelsgroep te definiëren, varieert en afhankelijk van de aanwezige HR-software kunnen er beperkingen zijn op het aantal tekens. Doorgaans gebruiken de meeste organisaties het acroniem voor de vakbond of de primaire functiebeschrijving om de personeelsgroepen te identificeren. Hoewel een nummerreeks kan worden gebruikt, kan dit snel zeer complex worden voor personeel van personeelszaken, data-architecten en andere mensen die de gegevens moeten manipuleren.

Nadat de vakbondsgroepen een unieke personeelsgroep hebben toegewezen, is de volgende fase het definiëren van groepen voor de resterende werknemers. Hiervoor worden verschillende methoden gebruikt, afhankelijk van de complexiteit van de organisatie. Bekijk de verschillende functies of functiebeschrijvingen en identificeer overeenkomsten die betrekking hebben op meerdere werknemers. Deze overeenkomsten moeten items zijn waarvoor het bedrijf unieke rapporten moet kunnen maken. Leidinggevenden op de vice-president en op hoger niveau worden vaak gegroepeerd in één personeelsgroep.

Vermijd het creëren van een personeelsgroep op locatie of vergelijkbare rapportagestructuur. Deze overeenkomsten zijn al geïdentificeerd aan de hand van het postadres, locatie-indicatoren en taaknummers of titel. Zoek in plaats daarvan een niveau hoger en concentreer u op een vergelijkbare uitkering of op taken.

De personeelsgroepen moeten worden georganiseerd in een structuur die de werkelijke organisatiestructuur zo dicht mogelijk nabootst. De opties moeten bestaan ​​om rapporten voor verschillende takken van de organisatiestructuur te laten uitvoeren, waarbij indien nodig meerdere personeelsgroepen bij elkaar worden gebracht. Overzichtsrapporten zijn meestal geprogrammeerd om een ​​hiërarchiestructuur te gebruiken om aan deze behoeften te voldoen en kunnen worden ingebouwd in rapportageselectieschermen.

Het is belangrijk om de personeelsgroepen correct te identificeren, omdat wijzigingen in de gemeenschappelijke groepen van de groep eenmaal kunnen worden gewijzigd en op alle werknemers in deze groep kunnen worden toegepast. Als bijvoorbeeld al het vakbondspersoneel in aanmerking komt voor een jaarlijkse salarisverhoging, kan deze wijziging worden toegepast op de specifieke personeelsgroep. Dit vereenvoudigt de programmeer-, test- en communicatievereisten aanzienlijk.