Wat is een inkoopcyclus?
De inkoopcyclus is een reeks stappen die betrokken zijn bij het verkrijgen van goederen voor verkoop of gebruik door een bedrijf of agentschap. Het begint met het identificeren van de behoefte aan een bepaald product, doorloopt het proces van aankoop en levering en eindigt bij vernieuwing, waar mensen beslissen of ze meer van het product nodig hebben. Vaak houdt een hele afdeling toezicht op dit proces. Deze afdeling moet de beste producten vinden tegen de beste prijzen, rekening houdend met beperkingen zoals weigeren om zaken te doen met bepaalde bedrijven of landen in het proces om te beslissen wat te kopen en waar.
Wanneer een bedrijf de behoefte aan een product identificeert, begint de inkoopcyclus met het verzamelen van informatie. Mensen onderzoeken beschikbare opties om aan de behoefte te voldoen en verzamelen gegevens over prijzen, kortingen, levertijden en andere zaken. Zodra ze de best mogelijke bron identificeren, benaderen ze de leverancier om contractonderhandelingen aan te gaan. Dit kan zo simpel zijn als het bestellen van een paar dozen papier bij een papierfabriek, of zo complex als het onderhandelen over een volledig nieuw computersysteem voor een overheidsinstantie.
Tijdens dit deel van de inkoopcyclus werken mensen aan beide kanten om de beste deal te krijgen. De leverancier houdt rekening met factoren als de grootte van de bestelling en de kans op herhaalbestellingen, terwijl het bedrijf nadenkt over zaken als hoe snel het product nodig heeft. Het kan monsters vragen om het een kans te geven om de kwaliteit te beoordelen en aanbiedingen van verschillende leveranciers te vergelijken. Uiteindelijk zal het een deal afsluiten met een verkoopcontract en wachten op levering.
Na levering gebruiken of verkopen mensen het product, waardoor de inkoopcyclus wordt beëindigd omdat ze geconfronteerd worden met een nieuwe behoefte aan het product of een project voltooien en geen behoefte meer hebben aan een bepaald product. Ze kunnen ongebruikt product weggooien, huur retourneren, beschadigde en opgebruikte producten verwijderen en beslissen of ze meer moeten bestellen. Op dit punt in de inkoopcyclus kunnen mensen feedback vragen van werknemers en anderen over hoe goed het product aan hun behoeften voldeed, om te beslissen of ze dezelfde leverancier willen gebruiken of zich tot een nieuwe willen wenden.
Er zijn meestal specifieke inkoopprocedures bij een bedrijf. Mensen moeten deze volgen als ze nieuwe producten willen bestellen, van het indienen van het juiste aanvraagformulier tot het zorgen dat iemand beschikbaar is om te tekenen voor het product op het moment van levering. Dit kan gecompliceerd zijn op werkplekken met problemen zoals veiligheidsproblemen, waarbij het beschermen van de veiligheid van de werkplek tijdens de inkoopcyclus mogelijk extra stappen vereist, zoals achtergrondcontroles bij leveranciers.