Wat is een inkoopgroep?

Een inkoopgroep is een team van individuen binnen een organisatie of bedrijf met de autoriteit en verantwoordelijkheid om een ​​bepaald product of een reeks producten aan te schaffen of te verkrijgen. De inkoopgroep kan bestaan ​​uit personen van verschillende afdelingen binnen een organisatie, zodat elk individu de behoeften van het personeel binnen die afdeling kan vertegenwoordigen en kan helpen bij het besluitvormingsproces. De groep kan ook personen omvatten met begrotingsautoriteit en personen die expert zijn in het soort materiaal dat wordt verworven. Als er bijvoorbeeld nieuwe computers worden gekocht, kan een vertegenwoordiger van de afdeling die de computers gebruikt, samenwerken met de informatietechnologieafdeling van het bedrijf als onderdeel van een inkoopgroep.

De verantwoordelijkheid van de groep kan beginnen met het identificeren van een behoefte waaraan moet worden voldaan. Sommige groepen zullen bijvoorbeeld de computersituatie in het bedrijf beoordelen om te bepalen of en wanneer nieuwe computers moeten worden gekocht. In andere gevallen wordt de inkoopgroep echter niet samengesteld totdat er al een vraag is geïdentificeerd en is de groep gewoon belast met het kiezen van de juiste producten om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen.

De inkoopgroep doet vervolgens onderzoek om te bepalen welk product het beste aan de behoeften van het bedrijf voldoet. Dit kan inhouden dat er contact is met verkopers, evenals het bezoeken van beurzen of het bemonsteren van producten om te bepalen of die producten effectief zijn of niet. Het kan ook gaan om persoonlijk en online onderzoek met betrekking tot prijzen, klantenservice, productkwaliteit en andere variabelen die beïnvloeden of een bepaald product een goede aankoop is of niet.

De groep kan een vast budget hebben waarbinnen het moet werken. De groep zal hiermee rekening moeten houden, en met andere parameters die zijn ingesteld door degenen die bevoegd zijn binnen het bedrijf. Het zal dan een beslissing of aanbeveling moeten nemen op basis van het onderzoek dat het heeft verricht en de begroting en beperkingen die eraan zijn opgelegd.

Inkoopgroepen kunnen verantwoordelijk zijn voor het daadwerkelijk doen van de aankoop en / of voor het verkrijgen van contracten om te kopen met de producent of leverancier van hun keuze. Ze kunnen ook aanbevelingen doen voor wat moet worden aangeschaft of gekocht en een andere afdeling of divisie kan dan de uiteindelijke daadwerkelijke aankoop doen. Sommige inkoopgroepen hebben eindbevoegdheid, terwijl anderen overleg moeten plegen met een hogere leidinggevende of persoon binnen het bedrijf voordat ze een aankoop of een contract voor de verkoop van goederen kunnen doen.