Wat is een inkoopsysteem?

Een inkoopsysteem is meestal een geautomatiseerd systeem dat is ontworpen om het inkoopproces te beheren. Inkoop is een term die wordt gebruikt om inkoopactiviteiten voor een bedrijf of organisatie te beschrijven. Er zijn twee primaire soorten inkoopsystemen: elektronische inkoop en standaardinkoop. Beide soorten systemen zijn overal verkrijgbaar en worden vaak opgenomen in een enterprise resource planning (ERP) of boekhoudsoftwareproduct.

Hoewel de geboden functionaliteit per software verschilt, omvat een typische inkooptool inkoopaanvragen, inkooporders, goederenontvangsten en factuurverwerking. Naast deze kernvereisten bevatten de meeste systemen een reeks rapportagetools. Ingebouwde goedkeuringsprocessen, controles en hulpmiddelen voor fondsenbeheer zijn meestal standaard in de grotere producten.

Het primaire concept van inkoop is dat geavanceerde planning, planning en groepsaankopen kostenbesparingen, een efficiëntere bedrijfsvoering en dus een hogere winstgevendheid tot gevolg hebben. Een inkoopsysteem wordt gebruikt om dit proces te beheren, met een doorlooptijd voor facturen, het volgen van de totale uitgaven per grondstoftype, evenals financiële verplichtingen en kasstroombeheer. De volledige implementatie van een inkoopsysteem resulteert meestal in aanzienlijke wijzigingen in het bestaande bedrijfsproces, omdat het systeem bepaalde interne controles en procedures vereist.

Een elektronisch inkoopsysteem wordt ook wel e-procurement genoemd. Deze term wordt gebruikt om software te beschrijven waarmee kopers via internet toegang hebben tot de catalogi van leveranciers en elektronische facturen kunnen accepteren. De kopers selecteren hun materialen, geven aan welke rekeningen in rekening worden gebracht voor de aankoop en creëren een bestelling in het boekhoudsysteem. Alle inkoopgerelateerde activiteiten worden voltooid in het elektronische systeem, waardoor papierwerk wordt verminderd en de efficiëntie wordt verhoogd.

Met elektronische factuurverwerking kunnen geselecteerde bedrijven factuurcontrole en goedkeuring verder stroomlijnen. De gegevens worden vervolgens door een reeks online goedkeuringen geleid voordat ze worden verwerkt voor betaling in het boekhoudsysteem. Dit type inkoopsysteem is erg populair in grote bedrijven, waar inkoopcontracten bestaan ​​om de bestedingsactiviteit te beheren. Voor deze bedrijven levert de kortere personeelstijd voor factuurverwerking een uitstekend rendement op.

Een standaard inkoopsysteem is volledig geïntegreerd met het boekhoudsoftwarepakket dat door de organisatie wordt gebruikt. Alle inkoopactiviteiten worden bijgehouden en beheerd via deze module, waardoor het bedrijf de uitgaven kan beheersen en kansen voor grotere besparingen kan volgen. Rapporten, analyses en interne controles zijn allemaal ingebouwd in dit soort software en zijn ontworpen op basis van best practices. De implementatie van een inkoopsysteem is een van de gemakkelijkste manieren om de operationele efficiëntie te verbeteren.