Wat is een projectvoorstel?

Projectvoorstellen zijn documenten die zijn ontworpen om een ​​actieplan te presenteren, de redenen te beschrijven waarom de actie noodzakelijk is en de lezer overtuigen om in te stemmen met en goedkeuring te geven aan de uitvoering van de aanbevolen acties in de hoofdtekst van het document. In veel gevallen is het document opgesteld als een reactie op een Request for Proposal (RFP) die is uitgegeven door een huidige of potentiële klant. Een dergelijk document kan echter ook worden opgesteld om een ​​intern doel te dienen, vooral wanneer iemand binnen het bedrijf een idee heeft hoe het bedrijf winstgevender of efficiënter te maken en autorisatie en ondersteuning nodig heeft om de actie uit te voeren.

In elke situatie zal een projectvoorstel duidelijk worden geregeld, zodat lezers een logische progressie van gedachten tot de conclusie kunnen volgen. Veel voorbeeldvoorstellen bieden een basisrichtlijn die zelfs beginners kan helpen om effectief aan het schrijven van voorstellen te beginnen. In de richtlijnen worden meestal vijf belangrijke componenten of secties van een projectvoorstel geïdentificeerd: de introductie, achtergrond, strategie, budgettering of financiering en het resultaat.

Met het inleidende gedeelte van een projectvoorstel is het de bedoeling om lezers te vertellen waar het project over gaat, en waarom het de moeite waard is om de tijd te nemen om het project überhaupt te overwegen. In wezen dient dit gedeelte om de tijd en moeite te valideren die is besteed aan het presenteren van de gegevens, evenals de tijd die nodig is om de verdiensten en haalbaarheid van het project zelf te lezen en in overweging te nemen. De introductie is niet de plek om de moeren van het project te presenteren, alleen om het potentieel ervan te vestigen en voldoende interesse te wekken om de lezer aan te moedigen meer te leren.

De achtergrond licht toe op de basispunten van de inleiding en citeert vaak specifieke redenen waarom het projectplan een goed plan is, op basis van historische gegevens, prognoses van toekomstige behoeften en prestaties en de huidige omstandigheden van het bedrijf. De achtergrond helpt bij het onderbouwen van de vraag hoe het project kan voldoen aan de behoeften die zijn ontstaan ​​als gevolg van acties in het verleden, terwijl het ook anticipeert op toekomstige behoeften en deze tijdig aanpakt. Voor het grootste deel zal in de achtergrondsectie stevig worden vastgesteld dat er iets moet worden gedaan en de weg worden vrijgemaakt om te leren hoe dat iets kan worden bereikt.

Met het strategiegedeelte van het projectvoorstel is het doel om alle procedures te schetsen die nodig zijn om het project succesvol te maken. Vaak helpt de strategie bij het definiëren van korte- en langetermijndoelen voor het project, wordt uitgelegd hoe elke stap systematisch kan worden bereikt en welk type rendement van de inspanning kan worden verwacht. Hier begint de lezer een idee te krijgen van hoe belangrijk het project is en het potentieel dat het heeft om het bedrijf te helpen beter gebruik te maken van de beschikbare middelen terwijl het zichzelf positioneert voor de toekomst.

Het budgetgedeelte gaat in op wat de meeste besluitvormers moeten weten voordat ze een project goedkeuren: wat zijn de kosten voor de uitvoering van het projectvoorstel. In dit gedeelte moet het detail worden ondersteund met feiten en cijfers die goed zijn onderzocht en betrekking hebben op alle denkbare aspecten van de financiering die nodig zijn om het project in de loop van de tijd te starten en te onderhouden. Veel voorstellen mislukken hier vanwege een gebrek aan details en ondersteunend bewijs voor de details die zijn opgenomen.

Ten slotte verwijst het projectvoorstel naar de resultaten van de uitvoering van het project. Dit is het gedeelte waar alle voordelen duidelijk worden beschreven. De voordelen zijn onder meer het verlagen van de bedrijfskosten, het vergroten van het publieke profiel van het bedrijf, het genereren van meer omzet of het verhogen van de winst vanwege een efficiënter gebruik van de beschikbare middelen. Net als bij de budgetdetails is het belangrijk dat elk genoemd voordeel kan worden ondersteund door andere gegevens om serieus te worden overwogen.

Het schrijven van een voorstel is soms gemakkelijker wanneer een formele RFP wordt verstrekt. Vaak zal de RFP de basisstructuur van het voorstel bepalen, waardevolle aanwijzingen geven over specifieke informatie die van belang is voor de potentiële klant en de volgorde bepalen waarin de gegevens worden gepresenteerd. Wanneer een RFP wordt verstrekt, is het van essentieel belang om de specificaties van het document nauwkeurig te volgen. Anders wordt het voorstel vernietigd en krijgt een van de andere leveranciers die de bepalingen nauwgezet heeft gevolgd het bedrijf.