Wat is een projectworkflow?
Een projectworkflow bestaat uit de collectieve stappen die een of meer taken omvatten, resulterend in de uitvoer van een product, dienst of georganiseerde gegevens. Deze taken zijn vaak gegroepeerd in herhaalbare acties. Het doel van het beheren van een projectworkflow is om de prestaties bij het gebruik van personeel en apparatuur te optimaliseren en tegelijkertijd de blootstelling aan risico's te verminderen. Software wordt vaak gebruikt als hulpmiddel, in combinatie met andere organisatiestrategieën. Het gewenste resultaat is de optimalisatie van projectteamleden en het meest efficiënte gebruik van middelen om de gewenste output te produceren.
Projectmanagement omvat verschillende gebieden van bedrijfspraktijken. Deze omvatten: een analyse van het project; een ontdekkingsproces van wie bij de besluitvorming moet worden betrokken en wiens expertise moet worden aangeboord; en constructie van een algemene strategie voor het ontwerpen van de workflow. In het ontdekkingsproces zal de projectworkflowmanager potentiële belanghebbenden doorgaans bevragen over hun doelen voor het project.
Deze projectdoelen omvatten hoe het project zal functioneren zodra het is voltooid, en wat het totale ontwerp zal zijn. Bij het bepalen van deze doelen moet de beste manier om fasen van het project te implementeren, vorm beginnen te krijgen. Omdat een projectworkflow past in de algemene doelstellingen van een organisatie, wordt meestal een aanzienlijke hoeveelheid informatie verzameld. Coördinatie met andere aspecten van de organisatie is ook belangrijk.
Beoordeling van de effectiviteit van de projectworkflow moet een continu proces zijn. Het bereiken van mijlpalen biedt mogelijkheden om de voortgang tot nu toe te beoordelen en om indien nodig correcties en aanpassingen aan te brengen. Er kunnen conflicten ontstaan wanneer nieuwe teamleden worden ingesteld. Human resource professionals kunnen samenwerken met project workflow managers om deze conflicten op te lossen, mochten deze zich voordoen.
Bij het creëren van een nieuwe projectworkflow kunnen prototypes worden gemaakt en getest, terwijl ideeën en observaties van belanghebbenden kunnen worden verzameld. Deze belanghebbenden kunnen productiepersoneel, management en human resource-professionals zijn. Laatstgenoemden beschikken over diepgaande kennis van voorschriften met betrekking tot veiligheid op de werkplek. Dit is een belangrijk aspect om de blootstelling aan risico's te verminderen.
Degenen die projectworkflows beheren, zijn doorgaans goed geïnformeerd over organisatiebeheer en human resources en vloeiend in besluitvormingsmodellen. Een projectmanager is ook verantwoordelijk voor het identificeren en beheren van potentiële risico's. Risico's kunnen een onderbreking van de toegang tot goederen, diensten of een sleutelfiguur zijn die een essentieel teamlid is in het project. Van de projectmanager kan ook worden geëist dat hij zich aanpast aan veranderingen in de algemene bedrijfsomgeving door potentieel te profiteren van nieuwe mogelijkheden voor efficiëntiewinst. Een upgrade van software die momenteel wordt gebruikt bij het ontwikkelen van het project of het beheren van een aspect van de projectworkflow, kan bijvoorbeeld worden vrijgegeven.