Wat is een voorstelverzoek?
Een voorstelverzoek is een schriftelijke uitnodiging van een bedrijf met of zonder winstoogmerk of een overheid aan serviceproviders en aannemers die hen waarschuwen dat een koper biedingen voor bedrijven heeft. Het is een formeel document met specifieke vereisten voor een project of dienst en wordt ter beschikking gesteld van potentiële deelnemers aan de onderneming. Een aanvraag voor een voorstel (RFP), zoals het ook bekend is, trekt geïnteresseerde partijen aan die aan bepaalde evaluatiecriteria voldoen om te solliciteren naar de betreffende functie.
Bedrijven of een overheid kunnen om verschillende redenen een voorstel indienen. Een RFP kan worden uitgegeven door een pensioenfondsbeheerder die beslist welke beleggingsadviseur in te huren om een portefeuille te beheren. Een bedrijf kan een RFP afgeven wanneer het op zoek is naar een adviesbureau om dit te adviseren via een belangrijk bedrijfsevenement, zoals een consolidatie. Een overheid kan voor bepaalde projecten een RFP afgeven, bijvoorbeeld wanneer zij biedingen accepteert van onafhankelijke ruimtevaart- en defensiecontractanten voor mandaten.
De RFP moet zeer specifiek blijven, zodat alleen gekwalificeerde partijen zich aanmelden en het formulier meestal meerdere pagina's lang is. Duidelijkheid in het voorstelverzoek is essentieel, zodat de doelstellingen voor een opdracht duidelijk worden overgebracht en aan de verwachtingen wordt voldaan. Als bepaalde aspecten van het document onduidelijk blijven, heeft een leverancier het recht om aanvullende informatie op te vragen. Een voorstelverzoek is een gelegenheid voor kopers en leveranciers om zich vertrouwd te maken met elkaar en om vanaf het begin te waarborgen dat beide partijen zich aan dezelfde criteria en deadlines houden.
Er zijn vaak verschillende fasen en lagen papierwerk verbonden aan het zeer competitieve aanvraagproces. De eerste van die stappen is pre-aanvraag, waarbij het aantal deelnemers is gestroomlijnd. Na de pre-screening begint het evaluatieproces en worden meerdere commissies toegewezen om de shortlist van leveranciers te overwegen. Prijs is belangrijk in het evaluatieproces, hoewel dit niet de enige criteria zijn die worden gebruikt. Een koper moet een leverancier vinden die niet alleen binnen het budget past, maar die de strategieën en doelstellingen van de koper aanvult.
In de laatste fase worden een intentieverklaring en een toekenningsbrief aan de winnaar gegeven en worden afwijzingsbrieven verspreid onder de andere aanvragers. Een contract wordt gegund aan een leverancier die het meest voldoet aan een kopersbudget en criteria. De uitgever van een voorstelaanvraag moet mijlpaaldatums en deadlines voor elke fase van het project implementeren.