Wat is een voorstel-sjabloon?

Een voorstelsjabloon is een document dat is ontworpen als generieke basis voor elk voorstel. Het doel van het hebben van een sjabloon is het verminderen van de hoeveelheid werk die een voorstelschrijver aan elk afzonderlijk voorstel besteedt, terwijl ook enkele basisnormen voor afbeeldingen, tekst en lay-out worden gehandhaafd. Andere voordelen van het werken met een sjabloon versus helemaal opnieuw beginnen zijn ervoor zorgen dat gemeenschappelijke inhoudsgedeelten niet per ongeluk worden vergeten, waardoor updates van statistieken en inhoud slechts één keer op de sjabloon kunnen worden uitgevoerd, en de mogelijkheid om een ​​sjabloon te ontwerpen voor " zoek en vervang "soorten snelkoppelingen.

Een voorstelsjabloon bevat meestal gestandaardiseerde secties die hetzelfde blijven van document tot document, ook wel boilerplate-taal genoemd. Beschrijvingen van de diensten of kantoorlocaties van een bedrijf kunnen bijvoorbeeld worden gestandaardiseerd. Voorstellen bevatten meestal ook secties die voor elke omstandigheid moeten worden aangepast, zoals vergoedingen of secties van projecttijdlijnen. Het gebruik van voorstelsjablonen kan ook de mogelijkheid bieden om het basisdocument te laten beoordelen door belangrijk juridisch, marketing- of managementpersoneel, zodat er veel vertrouwen is in de inhoud van de sjabloon.

Sjablonen zijn ook hulpmiddelen die marketing- en verkoopprofessionals kunnen gebruiken om ervoor te zorgen dat het uiterlijk van het document voldoet aan de bedrijfsstandaarden. Voorstellingssjablonen helpen ervoor te zorgen dat praktische tips voor schrijven en afbeeldingen worden weergegeven in elk uitgaand voorsteldocument. Ze laten toe dat een voorstel wordt gegenereerd door personeel dat geen professionele voorstelschrijvers is, op voorwaarde dat de inhoudsgedeelten duidelijk worden gepresenteerd en eenvoudig te schrijven zijn en de software die wordt gebruikt om voorstellen te produceren breed toegankelijk is.

Voorstelsjablonen helpen niet alleen de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan het schrijven en het samenstellen, maar ze kunnen ook helpen tijd en middelen te besparen tijdens de beoordelingsfase. Zoals bij elk document, moeten voorstellen altijd worden beoordeeld op grammatica, schrijfstijl, naleving van visuele normen van bedrijven en andere vereisten. Editors en reviewers hoeven alleen tijd te besteden aan het beoordelen van aangepaste secties van een voorstel als het document afkomstig is van een sjabloon die al is gecontroleerd en goedgekeurd.

Een voorstelsjabloon kan worden gebruikt in plaats van software voor het genereren van voorstellen, maar deze moet regelmatig worden herzien om nuttig en up-to-date te blijven. Om deze reden wordt aanbevolen dat voorstel-sjablonen eigen kalenders hebben voor regelmatige updates. Het is ook belangrijk bij het werken met een voorstelsjabloon om ervoor te zorgen dat het revisieproces duidelijk is gedefinieerd om de nauwkeurigheid te behouden.