Wat is een voorstel?
Een voorstel is meestal een hulpmiddel dat is ontworpen om een klant te overtuigen om een product te kopen of om financiering en steun te ontvangen voor een nieuw project of programma. Gebruikt in een meerderheid van industrieën van het Amerikaanse bedrijfsleven tot de academische wereld, komen voorstellen in vele vormen voor. Er zijn informele en formele voorstellen, evenals gevraagde en ongevraagde voorstellen. Ongeacht het type, een voorstel is meestal bedoeld om de lezer te informeren over een probleem of behoefte, een oplossing te bieden en een breed overzicht te geven van hoe de voorgestelde oplossing zal werken en hoeveel het zal kosten.
Informele voorstellen kunnen vrij kort zijn en worden gebruikt als vervolg op een zakelijke of personeelsvergadering. Ze herhalen meestal wat er tijdens de vergadering is geleerd of ontdekt en geven een overzicht van de prijzen of een gedetailleerd overzicht van de oplossing. Formele voorstellen bevatten doorgaans sollicitatiebrieven, onderzoek en cijfers of grafieken, gedetailleerde details van alle belangrijke fasen, schema's, organisatorische taken en een uitsplitsing van de kosten van alle componenten. Ze hebben meestal ook een beschrijving van de diensten van het indienende bedrijf of de persoon, een cv, een lijst met projecten uit het verleden en al het andere dat in aanmerking komt.
Een gevraagd voorstel is meestal een reactie op een aanvraag voor een voorstel (RFP). Of het nu een bedrijf is dat een service nodig heeft of een afdeling die een nieuw programma toevoegt, dit soort verzoeken zijn meestal vrij gebruikelijk en vereisen een schriftelijk document om een bod uit te brengen of een idee voor een project in te dienen. Ze reageren meestal op het geïdentificeerde probleem of de gevraagde klantspecificaties met prijsinformatie, een specifieke beschrijving van de oplossing, een overzicht van hoe het zal worden bereikt en wat het de beste oplossing maakt. Dit soort voorstellen moet over het algemeen concurrerend zijn, omdat er veel inzendingen kunnen zijn die verschillende oplossingen bieden.
Ongevraagde voorstellen worden meestal gebruikt om potentiële klantinteresse te winnen door de service of het product van een bedrijf te schetsen. Ze kunnen ook worden gebruikt als een vorm van introductie of als een manier om de potentiële klant te bereiken. Ze bevatten meestal niet veel details, omdat ze vaak worden aangevuld met weinig kennis van de specifieke behoeften of problemen van de klant.
Een voorstel schrijven is meestal een belangrijke stap in de meeste bedrijfsprocessen. Het volgt meestal een algemeen formaat met een inleiding waarin het probleem wordt beschreven, een hoofdgedeelte waarin de oplossing wordt beschreven en een conclusie waarin de voordelen en de volgende stappen worden benadrukt. De meer formele types hebben meestal sollicitatiebrieven en verdelen de middelste secties in werksecties, complete gedetailleerde budgetten, workflow en schema's, evenals onderzoek met kostenanalyse, methodologie en evaluatieprocessen.