Wat is een verzoek om informatie?
Het verzoek om informatie of RFI is een gemeenschappelijke bedrijfsstrategie die is ontworpen om potentiële klanten in staat te stellen gegevens te verzamelen over de diensten en ondersteuning die door verschillende potentiële providers worden aangeboden. Het exacte formaat van het document zal variëren, afhankelijk van het type en de diepte van de informatie die de klant wenst te verkrijgen. Vaak is een informatieverzoek een eenvoudig vraag- en antwoorddocument dat zeer eenvoudige antwoorden vereist, waardoor de klant het verzoek bij meerdere leveranciers kan indienen en de antwoorden gemakkelijk kan vergelijken.
Hoewel het verzoek om informatie enkele kenmerken gemeen heeft met het verzoek om een voorstel of RFP, hebben klanten de neiging om de RFI te gebruiken als basis voor het verzamelen van basisgegevens om te beslissen welke leveranciers worden geselecteerd om een uitnodiging te ontvangen om een formeel voorstel in te dienen. De typische RFI biedt weinig achtergrondinformatie voor de klant en concentreert zich meer op algemene bedrijfspraktijken, het assortiment goederen en diensten dat beschikbaar is bij de leverancier en soms de standaard gepubliceerde prijzen. De RFP zal daarentegen meestal verder gaan dan deze basisinformatie, door aanvullende gegevens over de klant te verstrekken, prijzen te vragen op basis van volumegebruik en de leveranciers uit te nodigen met oplossingen te reageren op specifieke behoeften van de klant.
Vanuit dit perspectief kan het verzoek om informatie worden gezien als een manier om informatie te verzamelen die vervolgens wordt geëvalueerd en gebruikt om de volgende stap in het proces te bepalen. Als het de bedoeling is om uiteindelijk leveranciers te zoeken voor het opstellen van een langetermijncontract, kan de klant de RFI naar meerdere bedrijven sturen die de gewenste basisproducten aanbieden. Nadat alle antwoorden zijn ontvangen, vergelijkt de klant vervolgens de verdiensten van elk antwoord, waardoor de lijst met RFP-kandidaten uiteindelijk wordt beperkt tot een select aantal. Op dat moment worden leveranciers die deze voorbereidende fase met succes hebben doorlopen, uitgenodigd om een voorstel in te dienen, meestal met behulp van een verzoek en een gespecificeerd formaat dat door de potentiële klant is verstrekt.
Een verzoek om informatie kan ook worden gebruikt als een basisbedrijfsproces om potentiële leveranciers te evalueren wanneer een contractuele langetermijnovereenkomst niet praktisch is. In dit scenario dient de RFI om leveranciers te identificeren die de meest concurrerende standaardprijzen bieden voor goederen en diensten die de klant van tijd tot tijd nodig heeft. Een lokaal bedrijf kan bijvoorbeeld een RFI naar alle lokale winkels voor kantoorbenodigdheden sturen om uit te zoeken welke de laagste prijs heeft voor algemene kantoorbenodigdheden, welke volumekortingen bieden als een bestelling een bepaald bedrag overschrijdt, en die bestellingen bezorgt met of zonder bezorgkosten. De gegevens worden bewaard, zodat het kleine bedrijf beslissingen kan nemen over waar kantoorbenodigdheden moeten worden gekocht wanneer dat nodig is.