Wat is een Request for Proposal (RFP)?

Meestal aangeduid als een RFP, is de aanvraag voor een voorstel een document dat door veel organisaties wordt gebruikt om aanbiedingen van diensten of goederen van potentiële leveranciers te ontvangen. De exacte structuur voor een RFP varieert van situatie tot situatie. Dit betekent dat de formule voor het schrijven van een aanvraag tot het indienen van voorstellen sterk zal afhangen van de cultuur van de entiteit die het verzoek indient en wat zij hopen te leren van de antwoorden. Hier zijn enkele voorbeelden van elementen die in veel offerteaanvragen te vinden zijn, ongeacht de branche of de organisatie.

Zoals met veel zakelijke schrijfinspanningen, zal een juiste aanvraag voor een voorstel beginnen met het doel van het document. Dit kan meestal worden samengevat in een paar zinnen en stelt de aanvragers of partijen die zijn uitgenodigd een formeel voorstel in te dienen om precies te weten waarnaar de uitgevende entiteit op zoek is naar diensten of goederen. Zelfs de meest informele formaten voor een RFP zullen dergelijke informatie bevatten.

Naast het vermelden van het doel of de reden voor de RFP, is het niet ongebruikelijk dat enige algemene informatie over de entiteit wordt opgenomen. De informatie geeft meestal beperkte informatie over de grootte van het bedrijf, het aantal locaties dat momenteel wordt onderhouden en eventuele onmiddellijke uitbreidingsplannen die van invloed kunnen zijn op de reacties van de aanvragers. Meestal is het detail niet bedoeld om volledig te zijn. Meestal is het echter voldoende om aanvragers in staat te stellen zelfstandig onderzoek te doen om hun inzicht in de behoeften van de partij die het voorstel aanvraagt ​​uit te breiden.

In structuur kan een verzoek om een ​​voorstel zeer breed of zeer gedetailleerd zijn. Sommige verzoeken zijn niet langer dan één pagina en bevatten alleen algemene richtlijnen voor het indienen, zoals enkele specifieke te behandelen gebieden, het indienen van het voltooide voorstel en de datum waarop alle voorstellen moeten worden ingediend. Andere RFP's bieden specifieke secties en een indeling die absoluut moet worden gevolgd.

Beide benaderingen hebben voordelen bij het formatteren van de aanvraag. Het brede formaat zorgt ervoor dat de nodige informatie in de kern van het antwoord zal worden opgenomen, maar stelt de entiteit in staat om een ​​idee te krijgen van hoe elke aanvrager zich presenteert wanneer hij veel ruimte krijgt in het antwoord. Een zeer gestructureerd formaat daarentegen geeft de aanvrager precies aan hoe hij gegevens moet organiseren op een manier die zeker betekenis heeft voor de uitgevende entiteit. Tegelijkertijd maakt de uitgebreide structuur het mogelijk om de antwoorden van verschillende respondenten letterlijk naast elkaar te vergelijken, waarbij u de lijst met secties een voor een naar beneden haalt.

Afhankelijk van het type service of de betrokken goederen, kan het verzoek om een ​​voorstel scenario's bevatten die illustreren wat de opsteller van het verzoek van een verkoper nodig heeft, zowel in routine- als in noodsituaties. Als de RFP bijvoorbeeld bedoeld is voor teleconferentieservices, wil de opdrachtgever misschien weten of de verkoper de beschikbaarheid van een bepaald aantal poorten of lijnen kan garanderen, zelfs tijdens piekuren. De verkoper kan ook specifieke problemen aanpakken, zoals de implementatie van een ondersteuningsnetwerk voor gebruik in geval van een bedrijfsbrede noodsituatie, of als de verkoper de planning en uitvoering van conference calls zonder weinig tot geen voorafgaande kennisgeving kan afhandelen.

Bedrijven of andere organisaties die een RFP moeten uitgeven, maar niet zeker weten hoe ze het document zo goed mogelijk moeten structureren, kunnen vaak beginnen met het proces met behulp van een van de vele gratis opties voor online aanvraagsjablonen. Deze sjablonen kunnen indien nodig worden aangepast. In sommige gevallen bevatten de sjablonen ten minste één aanvraag voor een voorstel, bijvoorbeeld als leidraad voor het individu of team dat verantwoordelijk is voor het opstellen van de RFP.