Wat is een offerteaanvraag?
Een offerteaanvraag (RFQ) is een uitnodiging om biedingen in te dienen, meestal verzonden naar verschillende potentiële leveranciers, en vraagt om vaste prijzen voor relatief standaardproducten of producten of services van het type commodity. Dergelijke verzoeken voor concurrerend bieden vereisen meestal dat respondenten meer bieden dan alleen geschatte kosten. Organisaties die een offerteaanvraag indienen, leveren doorgaans gedetailleerde specificaties voor het betreffende item en vragen bieders om te bevestigen dat hun product of service voldoet aan of hoger is dan alles wat is opgegeven. Aanvragers hebben normaal gesproken ook verplichtingen nodig op leveringsdata, betalingsvoorwaarden, kwaliteitsborging en tijdsduur dat de opgegeven prijs van kracht zal zijn. Er is vrijwel altijd een deadline voor het indienen van een RFQ-document.
Het offerteaanvraagproces komt zowel de aanvragende als de biedende organisatie ten goede. Verzoekende bedrijven vergroten hun koopkracht door zichzelf de mogelijkheid te bieden om met meerdere leveranciers te onderhandelen. Ze vergroten ook hun kans om de beste prijs te ontvangen, omdat leveranciers allemaal weten dat ze in een biedspel zijn en waarschijnlijk zeer concurrerende prijzen bieden. Potentiële leveranciers waarderen doorgaans de mogelijkheid om te concurreren voor bedrijven op een gelijk speelveld.
Over het algemeen is het internet rijk aan modellen voor het ontwikkelen van effectieve RFQ's en RFQ-responsen. Het invoeren van termen als "offerteaanvraag" of "RFQ" gevolgd door extra woorden zoals "voorbeeld", "voorbeeld", "antwoord" of "antwoordvoorbeeld" in een internetzoekmachine moet een breed scala aan voorbeelden weergeven om te bekijken. Gestandaardiseerde sjablonen voor zowel het ontwikkelen als reageren op een offerteaanvraag zijn ook online beschikbaar, meestal tegen een bescheiden prijs. Internetzoekers kunnen ze gemakkelijk vinden door "sjabloon" of "sjablonen" toe te voegen aan wat ze zoeken om de zoekopdracht te beperken.
Het offerteaanvraag is een van de vier "verzoek om" documenten die vaak worden gebruikt in het zakelijke inkoopproces. Twee andere worden ook gebruikt voor concurrerend bieden - het request for voorstel (RFP) en het request for tender (RFT). RFP's, de nauwste verwanten van RFQ's, worden meestal uitgegeven voor vrij complexe producten of diensten en vereisen dat een prijsofferte wordt aangevuld met een schriftelijk voorstel waarin wordt beschreven hoe het product of de dienst zal voldoen aan de specifieke behoeften van de organisatie. De RFT is een aankondiging door een overheidsinstelling van biedingen die open staat voor alle leveranciers voor specifiek gedefinieerde producten of diensten. Het vierde document in de categorie "verzoek om" is het verzoek om informatie (RFI) - een document dat niet om biedingen vraagt, maar eerder alleen informatie zoekt over potentiële leveranciers om in aanmerking te komen voor opname op RFQ- of RFP-biedlijsten, of om te waarschuwen hen dat ze mogelijk een RFQ of RFP ontvangen.