Wat is een matrix voor verantwoordelijkheidstoewijzing?
Een verantwoordelijkheidstoewijzingsmatrix wordt gebruikt in projectmanagement als een manier om taken aan werknemers toe te wijzen. Aan elke taak is vaak meer dan één persoon toegewezen en elke persoon vervult een andere rol. Sommige van de rollen omvatten de persoon die het werk daadwerkelijk doet, de persoon die verantwoordelijk is voor beslissingen over het werk en mensen die op de hoogte moeten worden gebracht voordat er iets anders wordt gedaan. De verantwoordelijkheidstoewijzingsmatrix zorgt hiervoor door iedereen te vertellen wie wat doet en waar de schuld moet worden toegewezen als er iets misgaat. Codes worden vaak gebruikt op de matrix, maar er is geen specifieke codestandaard waarmee al dergelijke matrixen worden ingevuld.
De verantwoordelijkheidstoewijzingsmatrix wordt meestal gemaakt met een spreadsheetprogramma. De bovenste rij geeft de namen weer van de mensen die aan het project werken, en de linkerkolom geeft de taken weer die in het project moeten worden uitgevoerd. In de onderstaande vakken geeft een code aan wat de verantwoordelijkheid van de werknemer is voor de taak. Er is vaak meer dan één persoon toegewezen aan elke taak.
Er is geen standaard voor deze code, dus alles kan worden gebruikt. 'R' kan bijvoorbeeld onder iemands naam worden geschreven om aan te geven dat hij of zij verantwoordelijk is voor het projectwerk, maar 'Resp' kan ook worden gebruikt, net als 'W' voor werk. Het gebruik van letters of afgekorte woorden maakt het gemakkelijker om een matrix voor verantwoordelijkheidstoewijzing te lezen en door te nemen. Het ontbreken van een gestandaardiseerde code betekent dat het vaak nodig is om een legende onder de matrix te plaatsen, zodat iedereen weet wat de codes betekenen.
In grote projecten met veel mensen, kunnen sommige werknemers in de war raken over wat moet worden beoordeeld of met wie moet worden gesproken voordat er acties worden ondernomen. Door een matrix voor verantwoordelijkheidstoewijzing te maken, weten alle werknemers wie de ondersteuning en reviewers zijn. Dit maakt het gemakkelijker voor werknemers om contact op te nemen met de juiste mensen en voor de reviewers om te weten of hij verdere verificatie nodig heeft. De matrix legt ook een commandostructuur vast, zodat iedereen weet wie de oversten in het project zijn.
Naast het vastpinnen van wie wat doet, is er een schaduwzijde aan de matrix met verantwoordelijkheidstoewijzingen. Het maakt het gemakkelijker om de schuld te geven als het project niet werkt. Degene die is aangewezen als de leider, of de laatste verificatie, heeft alle macht en verantwoordelijkheid voor de taak. Als het project mislukt, zullen de hogere ups precies weten wie ze de schuld moeten geven.