Wat is een verkoopboek?
Een grootboek is een boekhoudprogramma dat in het bedrijfsleven wordt gebruikt om bijgehouden verkopen of facturen bij te houden. Een verkoopboek kan heel eenvoudig of complex zijn, afhankelijk van de grootte en de aard van het bedrijf. Verkoopgrootboeken werden ooit met de hand geschreven in notitieboekjes, met verschillende kolommen, maar nu is het veel gebruikelijker om uitgaven bij te houden met behulp van een elektronische spreadsheet of computerprogramma's, die gemakkelijker te organiseren, sorteren en wijzigen zijn indien nodig. Over het algemeen bevat dit type grootboek een aantal verschillende kolommen, waaronder de datum, het factuurnummer, indien van toepassing, een beschrijving van het product of de service en het ontvangen bedrag.
Het bijhouden van een grondig verkoopboek is om een aantal redenen belangrijk voor een bedrijf. Het helpt niet alleen om winst en verlies bij te houden, maar het kan ook helpen om inkooptrends of andere soorten verkoopgegevens te onthullen die aanwijzingen kunnen geven voor bijvoorbeeld succesvolle advertentiecampagnes of winkeldisplays. Bovendien kan het grootboek een nuttig hulpmiddel zijn voor het opstellen van belastingaangiften aan het einde van het jaar en kan het ook van onschatbare waarde zijn voor het detailleren van winsten en uitgaven als het bedrijf ooit wordt gecontroleerd.
Sommige bedrijven moeten een grootboek creëren voor klanten die factureren. In dit geval kunnen enkele verschillende kolommen nuttig zijn; de standaarddatum, factuurnummer en beschrijving van de service zijn over het algemeen belangrijk. De datum waarop de factuur is verzonden, is ook waardevol, evenals de datum waarop de betaling is ontvangen en het bedrag van de betaling. Een beschrijving van het type betaling, zoals cheque, krediet of contant geld, is ook belangrijk voor boekhoudkundige doeleinden. Een grootboek voor fysieke verkopen kan enigszins verschillen, omdat deze meestal worden betaald op het verkooppunt in plaats van later worden gefactureerd, hoewel de algemene boekhoudprincipes hetzelfde zijn.
Over het algemeen is het een goed idee om het verkoopboek zo vaak mogelijk bij te werken, tenminste eenmaal per dag, zo niet bij elke verkoop. Geautomatiseerde verkooppuntsoftwareprogramma's kunnen mogelijk eenvoudig een verkooprecord afdrukken aan het einde van de dag, wat het proces eenvoudiger kan maken. Anders moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze eenmaal per dag gaan zitten en de verkoop noteren en het boek dan zo veel mogelijk in balans houden aan het einde van de week. Dit helpt ervoor te zorgen dat er geen dure fouten worden gemaakt.