Wat is een voorbeeldvoorstel?
Een zakelijk voorstel is een document dat wordt ingediend door personen of organisaties die geïnteresseerd zijn in het leveren van een product of dienst in antwoord op een aanvraag voor een voorstel (RFP). Wanneer een bedrijf besluit intern werk uit te besteden, zoals het opzetten van een lokaal netwerk, nodigt het geïnteresseerde leveranciers uit voor een bod door een RFP vrij te geven. De RFP kan de geïnteresseerde leveranciers uitnodigen om een conceptvoorstel in te dienen, ook bekend als een voorbeeldvoorstel, waarin kort wordt beschreven hoe de leverancier het project zou voltooien of de gewenste doelstellingen zou bereiken. Doorgaans bevat het een schatting van de kosten, het benodigde personeel en het tijdsbestek dat nodig is voor de voltooiing van het project.
Als een voorbeeldvoorstel van een leverancier de interesse van de koper trekt, zou hij meer informatie willen hebben over de voltooiing van het project. Dit vereist het indienen van een gedetailleerd voorstel. Over het algemeen gebeurt dit nadat de koper aanvullende informatie over het project heeft vrijgegeven.
Een voorbeeldvoorstel kan ook worden gedefinieerd als het voorbeeldontwerp, waarin de basisprincipes over het schrijven van voorstellen worden uitgelegd. Voorbeeldsjabloonvoorstellen zijn overal verkrijgbaar via internet en kunnen online worden bekeken of gedownload in MS Word- of PDF-formaat. Zoals bij andere schrijfgebieden, is het schrijven van voorstellen een onafhankelijke discipline, waarvoor bijzondere expertise en vaardigheid vereist is. Er zijn daarom voorbeelden van voorstelsjablonen beschikbaar, zodat iedereen die nieuw is in het vakgebied een idee kan krijgen hoe een voorstel correct moet worden opgemaakt.
Voorbeeldsjablonen voor voorstellen helpen ook ervaren schrijvers van voorstellen wanneer ze in een relatief nieuwe niche werken. Als iemand bijvoorbeeld ervaring heeft met het opstellen van voorstellen voor coffeeshopbedrijven en vervolgens een project voor een boetiek verwerft, kan hij of zij het basisidee uit een voorbeeldvoorstel halen. Dit voorbeeld kan de persoon helpen om het nieuwe gebied nauwkeurig te behandelen.
Een voorbeeldvoorstel kan op verschillende manieren worden gemaakt, omdat er vaak geen standaardstijlgids of voorstelsjabloon als benchmark dient. Over het algemeen variëren voorstellen in inhoud, stijl en grootte, afhankelijk van de aard van het bedrijf waarmee het te maken heeft. Elk voorbeeldvoorstel is doorgaans uniek in structuur en inhoud. In geval van goedkeuring van een voorbeeldvoorstel, volgt het gedetailleerde voorstel normaal gesproken hetzelfde patroon.
Een standaard voorbeeldvoorstel bestaat meestal uit de vier basissecties. Het begint met de probleemstelling, een sectie die de taken en doelstellingen behandelt die moeten worden bereikt, samen met het bijbehorende belang. Het volgende is het activiteitenplan, een sectie die alle taken in chronologische volgorde opsplitst in een voorbeeldvoorstel. Een kostenanalyse volgt, die de budgetramingen voor elke taak geeft. Gewoonlijk is ook een tijdsbestek opgenomen, waarin deadlines worden gegeven voor de voltooiing van elke taak of een groep taken.