Wat is een bereikverklaring?
Een scopeverklaring is een schriftelijk document opgesteld door een projectmanager bij het begin van elk belangrijk bedrijfs- of bouwproject. Dit document moet worden gedeeld met de klant, als het een externe taak is, of de sponsor, als het project is bedoeld om in eigen beheer te worden uitgevoerd. Het hoofddoel van een scopeverklaring is een gedetailleerd overzicht te geven van de doelen van het project, de stappen die zijn ondernomen om die doelen te bereiken en de obstakels en kosten die aan het hele proces zijn verbonden. Op deze manier kan het een soort checklist bieden die bepaalt of het project een succesvolle onderneming was nadat het was voltooid.
De taak van een projectmanager is om op te treden als opzichter voor alle verschillende aspecten van elk soort project waarvoor zijn bedrijf wordt aangenomen. Afhankelijk van de grootte van het project, kan dit een ogenschijnlijk overweldigende taak zijn zonder enige vorm van doelen en doelstellingen die tijdens het proces kunnen worden geraadpleegd. Een scoopverklaring dient dit doel en het is niet alleen belangrijk voor een projectmanager, maar ook voor de klanten die het werk moeten doen.
Veel items moeten worden opgenomen in een effectieve scope-verklaring. Het moet eerst de reden identificeren waarom dit project wordt uitgevoerd, en het als een soort probleem opstellen dat het project moet oplossen. Dat moet worden opgevolgd door het product dat het project moet maken. Dit product is in wezen de oplossing voor het probleem dat in het eerste deel is geïdentificeerd.
Vanaf dat moment moet de scoopverklaring gedetailleerder worden beschreven in de beschrijvingen van de behoeften en realiteiten van het project. De verklaring moet een duidelijk beeld geven van wat het team van de projectmanager precies kan leveren aan het proces, en wat buiten hun bereik valt en dus door anderen moet worden verstrekt. Op deze manier kan de manager precies aangeven wat van zijn werknemers tijdens het project kan worden verwacht.
Een ander deel van het bereik moet worden besteed aan kosten, zowel in termen van hoeveel het project zal kosten als, als het een soort zakelijke deal is, de hoeveelheid geld die het zou moeten genereren. Bij de voltooiing van het project moet een snelle raadpleging van de oorspronkelijke verklaring geen twijfel laten bestaan of de missie van het project is bereikt. Het fungeert als een soort contract tussen projectmanager en klant en elimineert, indien goed gedaan, alle onzekerheden die schadelijk kunnen zijn voor beide partijen.