Wat is een telefonische vergadering?

Een teleconferentiegesprek is een vergadermethode die in het bedrijfsleven wordt gebruikt wanneer alle of sommige deelnemers aan de vergadering zich op verschillende fysieke locaties bevinden. Elke deelnemer aan een teleconferentiegesprek zal waarschijnlijk worden gevraagd om in te bellen op een centrale locatie, hetzij op een vooraf ingesteld, gratis conferentienummer of gewoon op een nummer binnen het bedrijf. Dit type teleconferentievergadering wordt steeds gebruikelijker nu telewerken een populaire praktijk is, evenals bij bedrijven met verschillende nationale of internationale locaties.

Er is veel flexibiliteit verbonden aan een teleconferentiegesprek. Elke deelnemer aan het gesprek kan bijvoorbeeld aan zijn of haar eigen bureau blijven zonder de dag in een vergaderruimte door te brengen. Bovendien kan de oproep worden gepland op basis van ieders schema, hoewel dit iets ingewikkelder kan zijn als deelnemers aan de vergadering in verschillende tijdzones wonen.

Over het algemeen vindt een dergelijke telefonische vergadering plaats via de telefoon, zonder face-to-face tijd, maar sommige bedrijven kunnen webcams of vergaderingssoftware op de computers van hun werknemers hebben geïnstalleerd. Dit kan enige face-to-face communicatie mogelijk maken, of tenminste iedereen toestaan ​​om hetzelfde scherm op de computer te bekijken. Over het algemeen zal een teleconferentievergadering eenvoudig beginnen wanneer iedereen heeft gebeld. Er zal over het algemeen een leider van de oproep zijn die vóór alle anderen arriveert en die kan helpen bij het maken van introducties wanneer anderen aankomen.

De leider zal dan in het algemeen het teleconferentiegesprek beheren en individuele gesprekspunten en kwesties ter sprake brengen die moeten worden besproken. Hij of zij moet ook iedereen aanmoedigen om te praten en vragen stellen als iemand lijkt te zwijgen of afgeleid lijkt te zijn van de oproep; dat wil zeggen, het controleren van e-mail. Als het telefoongesprek langer dan een uur of twee duurt, is het de leider die moet verklaren dat er een korte pauze is voor mensen om naar het toilet te gaan of een drankje te halen.

Hoewel sommigen een teleconferentiegesprek als minder effectief beschouwen en minder bereiken dan een traditionele vergadering, is er geen twijfel dat het goedkoper en handiger is voor bedrijven. Als de teleconferentiegesprekken relatief klein worden gehouden en iedereen in staat is betrokken en geïnteresseerd te zijn in het gesprek, kunnen ze heel wat bereiken. Het kan nuttig zijn om een ​​geplande structuur te hebben, met verschillende sprekers en presentatoren tijdens de oproep om verveling te voorkomen, en om iedereen hun naam te laten aankondigen voordat ze beginnen te praten om verwarring te voorkomen, waardoor mensen hun interesse kunnen verliezen.