Wat is een offerte?
De term aanbestedingsvoorstel wordt gebruikt op het gebied van inkoop om de reactie van potentiële leveranciers op een aanvraag voor een voorstel (RFP) te beschrijven. Elk aanbestedingsvoorstel heeft drie aspecten: bedrijfsoverzicht, reactie op specificaties en prijzen. Inschrijvingsvoorstellen zijn juridisch bindende antwoorden in een inkoopproces. Er is veel ondernemingsrecht rondom contracten, RFP's, aanbestedingsvoorstellen en acceptatievoorwaarden. Neem de tijd om ervoor te zorgen dat uw reactie nauwkeurig is en een oplossing biedt die winstgevend kan worden voltooid.
Het formaat van een aanbesteding varieert sterk per bedrijfstak, maar hebben allemaal dezelfde basisvereisten. Het belangrijkste onderdeel van elke aanbesteding zijn de deadlines. Alle RFP's hebben een vervaldatum en -tijd die duidelijk op het document zijn vermeld. Reacties die na deze datum worden ontvangen, kunnen niet worden geaccepteerd of opgenomen in het beoordelingsproces. Het contractenrecht is hier heel duidelijk over, en veel bedrijven zijn voor de rechter gedaagd wegens het gunnen van contracten aan bedrijven die na de deadline hun aanbestedingsvoorstel hebben ingediend. De rechters beslissen steevast ten gunste van de eiser die het aanbestedingsvoorstel op tijd heeft ingediend en kunnen schadevergoeding toekennen naast de gerechtskosten.
Het eerste deel van elk aanbestedingsvoorstel is een overzicht van het bedrijf dat reageert op de RFP. Doorgaans moet het bedrijf achtergrondinformatie in de branche opnemen, met aandacht voor succesvolle projecten van vergelijkbare grootte of groter, om aan te geven dat het bedrijf aan de vereisten van het bedrijf kan voldoen. Als het bedrijf op de beurs staat, moet dit worden opgenomen in de achtergrondsectie, samen met links naar persberichten, de website van het bedrijf en een lijst met leidinggevende functionarissen.
De responssectie krijgt de meeste aandacht van de klant. Als gevolg hiervan moet deze gericht zijn op het punt voor punt voldoen aan de vereisten. Veel bedrijven gebruiken de structuur van de RFP om hun respons te formatteren, waarbij elke sectie wordt gecorreleerd om de vergelijking voor de klant te vergemakkelijken. Aanvullende ondersteunende documentatie die in het antwoord vereist is, moet als bijlage worden vermeld en correct worden geïndexeerd. Veel bedrijven nemen de presentatie van de reactie op als een gemarkeerd item in de evaluatiematrix, waardoor de inspanning de moeite waard is voor de antwoordende onderneming.
Prijzen zijn meestal een apart gedeelte van het aanbestedingsvoorstel. Als er meerdere prijsopties beschikbaar zijn, moet het antwoord duidelijk de primaire waarde aangeven, samen met de prijzen voor de verschillende alternatieve oplossingen. Veel koopcontracten omvatten terugkerende kosten, zoals licenties of jaarlijks onderhoud. Deze waarde moet in dit gedeelte worden vermeld, met een duidelijke indicatie van de duur van de looptijd.
Elke beperking met betrekking tot de aanvaarding van het aanbestedingsvoorstel moet in de reactie worden opgenomen. Dit omvat tijdlijnen om het aanbod te accepteren, planning voor het begin van het werk, flexibiliteit van middelen en andere kwesties. Betalingscondities worden meestal ook in het antwoord aangegeven, zodat het onderhandelingsproces kan beginnen.