Wat is een reisbeleid?

Een reisbeleid is de georganiseerde verzameling regels en voorschriften die een werknemer in acht zal nemen wanneer hij namens zijn of haar werkgever een soort reis uitvoert. Een goed reisbeleid voor bedrijven geeft instructies over het soort kosten dat door het bedrijf wordt opgenomen en welke kosten de verantwoordelijkheid van de werknemer zijn. Doorgaans worden limieten ingesteld voor bepaalde regelitems in het beleid voor zakenreizen, zoals de totale vergoeding voor maaltijden per dag, kosten van hotelaccommodaties, huurauto's en vliegtarieven, en zelfs voor de hoeveelheid geld die kan worden besteed aan het ontvangen van klanten . Een goed beleid biedt de middelen die nodig zijn om de taak te volbrengen, maar houdt toch de kosten van de zakenreis redelijk.

In veel gevallen wordt het zakelijke reisbeleid schriftelijk vastgelegd en aan een werknemer gepresenteerd voordat hij of zij op zakenreis gaat. Het idee is om ervoor te zorgen dat de werknemer begrijpt wat voor soort kosten het bedrijf bereid is te nemen en welke niet zijn toegestaan. Dit is eigenlijk een hulpmiddel voor de reizende werknemer, omdat hij of zij weet of het bedrijf een maaltijd bestelt die bij roomservice is besteld, of de kosten van het vliegen in eersteklas in plaats van in zaken- of busstatus zal dekken. Op dat moment kan de werknemer bepalen of hij wil gaan met de voorzieningen die het bedrijf bereid is te onderschrijven of te upgraden en het verschil uit zijn of haar eigen zak te betalen.

Het reisbeleid van een bedrijf kan de noodzaak van het gebruik van specifieke leveranciers als onderdeel van de reisplannen omvatten. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een kortingsplan hebben bij een bepaalde autoverhuurder, een specifieke luchtvaartmaatschappij of zelfs een bepaalde hotelketen. Wanneer dit het geval is, kan de werknemer worden verplicht om van deze kortingen gebruik te maken waar en wanneer mogelijk. Kiezen om geen gebruik te maken van de kortingsprogramma's kan betekenen dat de werkgever slechts een deel van de bedrijfskosten dekt. Als de werknemer bijvoorbeeld besluit in een hotel te verblijven dat geen kortingsregeling heeft met de werkgever, terwijl het hotel aan de overkant van de straat dat soort regeling wel heeft, kan de werkgever slechts een vast percentage van de hotelrekening betalen, in plaats van de volledige kosten te dekken.

Steeds vaker maken bedrijven gebruik van bedrijfscreditcards die worden uitgegeven aan werknemers die regelmatig reizen. Wanneer dit het geval is, bevat het reisbeleid een waslijst van het soort kosten dat op de kaart in rekening kan worden gebracht en welke uitgaven uit eigen zak moeten worden afgehandeld en later op een onkostennota moeten worden ingediend. Deze aanpak kan vaak beide partijen ten goede komen, omdat werknemers de bedrijfskaart kunnen gebruiken voor grote kosten in plaats van contant geld of hun persoonlijke creditcards te gebruiken en te wachten op een vergoeding. Tegelijkertijd profiteert het bedrijf van het feit dat sommige werknemers zich meer zullen concentreren op het gebruik van de kaarten voor toegestane uitgaven en afzien van het maken van kosten die uit eigen zak moeten worden betaald.