Wat is een werkorder?
Een werkorder is een document met belangrijke details over goederen en diensten die een klant wil verkrijgen van een leverancier, een leverancier of een andere afdeling binnen hetzelfde bedrijf. Dit document - dat mogelijk een gedrukt stuk papier of een document op een computersysteem of internet is - bevat vaak elementen die de persoon of mensen die de werkopdracht zullen vervullen helpen om precies te weten wat de klant wil doen of wil laten bezorgen, inclusief hoeveel eenheden en details met betrekking tot dingen zoals grootte, vorm, kleur en andere belangrijke opties. Een werkorder kan worden uitgegeven wanneer een computer of ander apparaat moet worden gerepareerd, wanneer apparatuur moet worden geüpgraded of vervangen, wanneer een voorraad moet worden bijgevuld of in andere situaties waarin de klant behoefte heeft aan een bepaald goed of service.
Er zijn andere interessante items die op enig moment in het proces aan het werkorderformulier kunnen worden toegevoegd. Als de klant een specifieke prijs heeft gekregen voor de goederen en diensten die op de werkorder zijn aangevraagd door een externe leverancier of serviceprovider, wordt die prijs vaak vermeld. In het geval dat meerdere eenheden worden besteld, bevat de werkorder meestal een kolom met de totale kosten van die artikelen. De tijd en datum waarop de bestelling is uitgegeven, kunnen worden opgenomen, evenals de tijd en datum waarop deze naar verwachting zal worden voltooid. Nadat het werk is voltooid of de levering is voltooid, wordt de tijd en datum waarop dit gebeurde meestal toegevoegd om het document te voltooien.
Werkorderformulieren bevatten meestal ook informatie over het bezorgproces of de service die wordt uitgevoerd. De aanvrager kan een specifieke leveringswijze specificeren, zoals algemene post of per koerier. In het geval van grote artikelen waarvoor verzending vereist is, kan de klant vragen om een bepaalde vrachtlijn te gebruiken. De klant kan ook de levering of service op een specifieke datum aanvragen of instructies geven dat de levering of service alleen op bepaalde dagen van de week of op bepaalde tijdstippen van de dag moet plaatsvinden. Hierdoor kunnen de persoon of personen die de bestelling zullen uitvoeren, verzend- of service-afspraken aanpassen aan de behoeften van de klant.
Werkordersoftware wordt tegenwoordig vaak gebruikt om werkorders te genereren die elektronisch kunnen worden verzonden. Dit vermindert de hoeveelheid tijd die nodig is om een bestelling van een klant te ontvangen. De verkoper kan de bestelling afdrukken of elektronisch verzenden, waardoor het gemakkelijker wordt om de voortgang van de aflevering te volgen vanaf het moment van ontvangst tot voltooiing.