Wat is een workflowdatabase?
Een workflowdatabase is een plek voor het maken, reviseren en promoten van werkstukken in een systeem. Het wordt meestal gebruikt om een project met meerdere gebruikers binnen een gedeelde virtuele werkruimte of gecentraliseerde tool te beheren. Wanneer een stuk gegevens of documentatie wordt gemaakt en door een ontwikkelings- en goedkeuringssysteem gaat voordat het bij een klant wordt afgeleverd, kan een workflowdatabase bijzonder nuttig zijn bij het beheren van de toewijzing van taken en het bewaken van de deadlines in elke fase.
In het algemeen kan een database een opslagplaats voor informatie zijn. Of de gegevens nu veel kleine stukjes informatie zijn die samenkomen in een groter systeem of één grote ontwikkeling zijn die meerdere invoer vereist, een workflowdatabase biedt een manier om met de gegevens te communiceren. Soms is een database alleen een hulpmiddel voor het ophalen van informatie, maar wanneer het wordt gebruikt voor de workflow, kan het de belangrijkste ruimte voor een bedrijf of project worden.
Het uitvoeren van taken binnen een workflow-database begint vaak met het beoordelen van de behoeften van de projecten, het identificeren van degenen die toegang tot specifieke functies nodig hebben en het maken van de eigenlijke database. Doorgaans kunnen traditionele workflowsystemen bij een bedrijf worden overgezet naar een computerplatform. Als een hardware-ontwerptekening of software bijvoorbeeld op een individuele pc is gemaakt en vervolgens op een gedeelde locatie op een bedrijfsnetwerk is geplaatst, kan in een workflowdatabase dezelfde tekening worden gemaakt en in een werkgebied worden geplaatst dat lijkt op een deelaandrijving. Degenen met toestemming om in te loggen in het gebied, kunnen de tekening bekijken of manipuleren.
Wanneer een stuk gegevens door een systeem wordt verplaatst voor toevoegingen en verbeteringen, en vaak voor integratie in een groter product, kan een workflowdatabase worden gebruikt om het stuk mee te verplaatsen. Een centrale prullenbak of map kan namen bevatten van gebruikers die elk een taak moeten voltooien om een product te voltooien. Nadat de gegevens zijn geïnitieerd, kunnen deze opnieuw worden ingecheckt in het hoofdwerkstroomgebied en worden toegewezen aan de volgende persoon die eraan gaat werken. Deze persoon of afdeling zal de nodige updates uitvoeren en de gegevens inchecken voor toewijzing aan de volgende medewerker die de gegevens dan kan goedkeuren en in een ander deel van de database kan plaatsen.
Als een algemeen systeem kan een workflowdatabase worden gebruikt om de eerste versie of iteratie van een item te maken en kan het item worden doorgevoerd naar het handtekeninggoedkeuringsproces als vereist voor voltooiing. Kijkend naar de belangrijkste organisatiestructuur voor de workflow kan een uitsplitsing worden weergegeven die vergelijkbaar is met die van een papieren samenvatting en overzicht van een project. Ontwikkelingsfasen, deadlines voor levering in eigen huis en aan klanten en verantwoordelijke personen in de stappen naar voltooiing vormen vaak de interface op de voorpagina van de workflowdatabase. Individuele gebruikers ontvangen vervolgens meldingen of zoeken naar opdrachten op hun pc om werk op te halen en taken voor een gemeenschappelijk werkdoel te voltooien.