Wat is een workflowdocument?

Workflow is een term die wordt gebruikt om de stappen van een proces te beschrijven. Deze term wordt gebruikt in elke organisatie waarin een product, document of idee zich verplaatst tussen locaties of afdelingen. In zekere zin kan workflow worden opgevat als een overzicht van het feitelijke werk dat wordt uitgevoerd om een ​​proces te voltooien. Een workflowdocument is een rapport of analyse die de fasen van een proces beschrijft, evenals de financiën, middelen en informatie die in een dergelijk proces zijn opgenomen. Een document dat door stadia van een proces wordt doorlopen, zoals een factuur, verzekeringsclaim of factuur, kan ook als een workflowdocument worden beschouwd.

Managers die hun activiteiten willen optimaliseren, kunnen workflowdocumenten genereren. Deze documenten kunnen een lijst bevatten van afdelingen en werknemers via wie een project op weg is naar voltooiing. Documenten kunnen ook lijsten bevatten van bronnen, materialen en apparatuur die in elk van de workflowstadia worden gebruikt. Een workflowdocument kan een manager ook helpen te begrijpen welke fasen van een proces het duurst zijn.

Documenten die de componenten en fasen van de workflow illustreren, kunnen worden gebruikt voor budgettering. Managers kunnen bepalen hoeveel een product kan kosten en ook beslissen over afdelingen of gebieden die kunnen worden verkleind. Interne auditprocessen kunnen ook het gebruik van workflowdocumenten omvatten. Bedrijfsaccountants kunnen financiële gegevens presenteren die zijn verkregen uit een workflowdocument.

In productiecontexten kunnen workflowdocumenten worden gebruikt om productieprocessen te optimaliseren. Een workflowdocument kan bijvoorbeeld worden samengesteld met behulp van speciale workflowbeheersoftware. Wanneer een ontwerper een model en een stuklijst maakt, kan het document automatisch worden doorgestuurd naar een professional die verantwoordelijk is voor de volgende fase.

Deze documenten worden ook gebruikt in wetenschappelijke gemeenschappen. Medische specialisten kunnen bijvoorbeeld workflowdocumenten genereren die hersenactiviteit illustreren. Een workflowdocument kan ook worden gegenereerd om de relatie tussen een gebruiker en een machine te beschrijven.

Wanneer een workflowdocument een item beschrijft dat de fasen van een proces doorloopt, verwijst dit normaal gesproken naar een betaling of service die moet worden goedgekeurd door professionals op een aantal verschillende afdelingen. Als een afdelingsmanager bijvoorbeeld vindt dat hij of zij nieuwe computers nodig heeft, kan die manager een documentlijstkosten opstellen. Hij of zij kan dan dat document doorgeven aan de commandostructuur om goedkeuring te ontvangen.

Verzekeringsmaatschappijen gebruiken ook workflowdocumenten. In deze gevallen worden claims ingediend door klanten. Een claim kan worden doorgegeven aan een verzekeraar. Een verzekeraar kan het vervolgens doorgeven aan een manager of leidinggevende die door een verzekeraar gegenereerd onderzoek en analyses gebruikt om tarieven goed te keuren.