Wat is een workflowmonitor?
Een workflowmonitor is een soort softwareprogramma dat informatie weergeeft over de activiteitsstatus van de werkstroom in een bedrijf of organisatie. Workflow is de term die wordt gebruikt om de voortgang van het werk dat wordt voltooid te beschrijven. De werkstroom wordt vaak ontworpen door een reeks taken of processen die bijdragen aan het eindresultaat. Een systeem dat de workflow bewaakt, kan de beheerders van organisaties en zakelijke gebruikers een aantal voordelen bieden, zoals het meten van de werkelijk uitgevoerde hoeveelheid werk, evenals de algemene voortgang en productiviteit van een project.
Het bijhouden van de productiviteit is een van de belangrijkste redenen waarom organisaties of bedrijven workflowsystemen gebruiken. Productiviteit en resource management zijn essentieel in de bedrijfswereld. Een tool die inzicht kan geven in de werkstroom en de analyse van hoe het werk wordt gedaan, kan een verschil maken in het succes van elk bedrijf. Gegevens verzamelen, sorteren en compileren zijn voordelen van workflowmonitors. Het gebruik van een systeem om gegevens te verzamelen en te interpreteren neemt niet alleen het potentieel voor menselijke fouten uit het proces weg, maar bespaart tijd en verbetert de efficiëntie.
Workflowmonitors kunnen worden ingesteld om te voldoen aan de specifieke behoeften van het bedrijf, zoals het verstrekken van rapporten of productiviteitsmaatregelen. De meeste programma's hebben een trackingdatabase die is ontworpen om de informatie te identificeren en te verzamelen die het bedrijf nodig heeft. Met de workflowmonitor kunnen gebruikers de informatie bekijken over de specifieke werkprocessen die door de database worden geïdentificeerd. Deze werkprocessen worden vervolgens op een scherm weergegeven, zodat de gebruiker essentiële workflowfuncties in verschillende bedrijfsonderdelen kan volgen. Tijden, informatiestroom en effectiviteit van het proces zijn allemaal dingen die kunnen worden gemeten bij dit type monitoringsysteem.
Veel essentiële gegevensfuncties worden mogelijk gemaakt met behulp van een workflowmonitor. Deze functies zouden anders met de hand moeten worden gevolgd. Een workflowmonitor kan logboeken tonen voor alle geïdentificeerde gebeurtenissen of bedrijfsprocessen. De monitor kan gegevens verzamelen voor analysedoeleinden en essentiële bedrijfsinformatie verzamelen ter voorbereiding op wijzigingen of kwaliteitsbeoordelingen van bedrijfsactiviteiten.
Een workflowmonitor biedt ook een verscheidenheid aan gespecialiseerde rapportagetools en softwarepakketten die kunnen worden aangepast en aan het systeem worden toegevoegd om aan de zakelijke behoeften te voldoen. Een voorbeeld hiervan is het monitoren van de tijd die nodig is om een bepaalde taak te volbrengen, of het volgen van de productiviteit van medewerkers op een productielijn. Waarschuwingen kunnen ook worden ingesteld met de workflowmonitor om bepaalde omstandigheden te detecteren die de productiviteit kunnen beïnvloeden. Door waarschuwingen in te stellen, kan het bedrijf proactief zijn in het vinden en oplossen van potentiële problemen met processen of productiviteit.