Wat is een boekhoudkundige factuur?
Een boekhoudfactuur is een factuur die de details weergeeft van de producten of diensten die door een persoon of bedrijf aan een klant zijn geleverd. Facturen bevatten doorgaans het aantal geleverde artikelen, de beschrijving van de services, de prijs van elk item of elke service en de leverdatum, methode en adres. Andere details die doorgaans op een boekhoudfactuur worden vermeld, zijn onder meer rekeningnummer, factuurdatum, factuurnummer, inkoopordernummer, vervaldatum van betaling en betalingsadres. Een boekhoudkundige factuur kan persoonlijk worden afgeleverd of per post, e-mail of fax worden verzonden. Om het facturatieproces te vereenvoudigen, gebruiken aannemers en bedrijven vaak door de computer gegenereerde factuursjablonen.
Het doel van een boekhoudfactuur is om de melding te geven dat geld verschuldigd is. Een bedrijf dat een bepaald product of een bepaalde dienst levert, volgt meestal een factuur op aan de klant. De boekhoudingsfactuur bevat doorgaans alle details die een klant nodig heeft om de betaling uit te voeren. Een gedetailleerde factuur dient als leidraad voor zowel de aanbieder als de klant bij het beantwoorden van vragen met betrekking tot de geleverde producten en diensten. Als een klant een factuur ontvangt die hem een hogere prijs per artikel in rekening brengt dan hij had verwacht, kan hij de informatie in het document gebruiken om de discrepantie met het factureringsbedrijf te bespreken.
Veel particulieren en bedrijven houden boekhoudingsfacturen bij nadat de betaling is ontvangen. In het geval van een klein bedrijf komen bijvoorbeeld sommige uitgaven in aanmerking voor een belastingafschrijving. Het opslaan van de factuur is een noodzakelijk onderdeel van de trackingkosten en het verstrekken van back-updocumentatie in het geval van een belastingaudit. Grote bedrijven bewaren kopieën van boekhoudfacturen over het algemeen om dezelfde reden, zowel op papier als in elektronische vorm.
De indeling en het ontwerp van een boekhoudfactuur varieert van bedrijf tot bedrijf. Een onafhankelijke aannemer kan zijn eigen factuur met de hand schrijven, met slechts enkele informatie. De meeste grote bedrijven gebruiken door de computer gegenereerde factuursjablonen die automatisch belangrijke details invullen, zoals de bedrijfsnaam en het adres, het betalingsadres, het betalingsbeleid en andere details die niet veranderen van factuur naar factuur.
Een boekhoudkundige factuur kan op verschillende manieren worden afgeleverd. Een aannemer die werkzaamheden aan een huis uitvoert, kan na het voltooien van de opdracht een factuur handmatig aanleveren. Veel bedrijven sturen facturen naar klanten. Sommige bedrijven factureren hun klanten via e-mail. In andere situaties kiezen klanten ervoor om elke maand geen factuur te ontvangen en bezoeken ze in plaats daarvan de website van een bedrijf om facturen te bekijken.