Wat is een debiteurenadministratie?
Een debiteurenboek is een boek of document dat een lijst bevat van al het uitstaande geld dat een persoon of bedrijf verschuldigd is. Dit betekent dat het een boek is waar het bedrijf een lijst bijhoudt van alle mensen aan wie het producten op krediet heeft verkocht. Nadat een bedrijf een verkoop heeft gedaan en een factuur of factuur heeft verzonden, wordt die rekening als een vordering beschouwd.
Debiteuren worden beschouwd als vlottende activa op de balans. Dit betekent dat ze naar een waardering van de activa van een bedrijf gaan. Als een bedrijf in totaal $ 5.000 USD (USD) verschuldigd is voor alle openstaande facturen die niet zijn betaald, worden alle transacties die samen $ 5.000 optellen in het grootboek van de rekeningen vermeld.
Dergelijke grootboeken zijn om verschillende redenen belangrijk. Ten eerste biedt een grootboek een bedrijf de mogelijkheid om al zijn activa bij te houden. Wanneer het dus een boekhouding van activa en passiva uitvoert, heeft het een lijst met al het verschuldigde geld op één plaats.
Een debiteurenadministratie is ook belangrijk omdat het een bedrijf in staat stelt om te zien of schulden worden betaald en of het teveel openstaande schulden heeft. Als een rekening in het grootboek niet op tijd wordt betaald, kan het bedrijf dit gemakkelijk zien vanwege de boeking in het grootboek en kan het een herinneringsbericht of een vervolgafrekening sturen.
Bedrijven voeren rekeningen op verschillende tijdstippen in het grootboek in, afhankelijk van hun financiële opnamemethoden. De meeste bedrijven voeren een debiteurenrekening in het grootboek in wanneer de factuur of factuur is verzonden. Sommigen voeren de schuld in het grootboek in wanneer de verkoop plaatsvindt.
Grootboeken kunnen ook in verschillende vormen worden bewaard. Met de opmars van technologie is het gebruikelijk geworden dat grootboeken in elektronische vorm worden bewaard. Computerprogramma's stellen zowel klanten als particulieren in staat om alle debiteuren bij te houden door ze in eenvoudige computerprogramma's in te voeren en formuliervelden in te vullen.
Grootboeken kunnen ook in ouderwetse boeken worden bewaard met behulp van de papier- en potloodmethode. Sommige bedrijven houden hun boeken nog steeds op deze manier bij. Er worden nog steeds grootboekboeken verkocht waarmee de vorderingen op traditionele wijze eenvoudig kunnen worden gevolgd.
Een boekhouder of boekhoudafdeling is traditioneel verantwoordelijk voor het bijwerken van het debiteurenboek in de meeste bedrijven. Gegevens uit het grootboek kunnen vervolgens van het grootboek naar de balans worden overgedragen, zodat het bedrijf een bijgewerkte waardering van zijn activa kan krijgen. Gewoonlijk zullen bedrijven hun balans elk kwartaal bijwerken met informatie uit het grootboek, hoewel het maandelijks bijwerken van de balans ook gebruikelijk is.