Wat is een adviesnota?
Een adviesnota is een soort bedrijfsdocument dat bevestigt dat een bestelling die door een klant is geplaatst, daadwerkelijk is ontvangen en vrijgegeven voor verzending, en nu onderweg is. Soms bedoeld als een verzendadvies, is het de bedoeling van het document om de klant op de hoogte te houden van de huidige status van de bestelling, en ook om ervoor te zorgen dat de klant van tevoren weet wanneer de bestelling kan aankomen. Eenmaal verstrekt aan klanten in de vorm van een zakelijke brief per post, maken veel bedrijven tegenwoordig gebruik van elektronische post of soortgelijke online meldingsprocessen om klanten te laten weten dat een bestelling is verwerkt en verzonden, en om de klant ongeveer te laten weten wanneer de bestelling zal aankomen op het punt van bestemming.
De adviesnota is enigszins vergelijkbaar met wat bekend staat als een acceptatieadvies. Dit document wordt vaak in financiële kringen gebruikt om de uitbreiding van een kredietlijn naar een klant te bevestigen, hetzij door een verkoper, hetzij door een financiële instelling zoals een bank. Hoewel het doel enigszins verschilt, dienen zowel de adviesnota als het acceptatie-advies om een klant te laten weten dat het verzoek dat hij of zij heeft ingediend, is goedgekeurd en binnenkort beschikbaar zal zijn voor het gebruik van die klant.
De hoeveelheid details op een adviesnota kan variëren, soms op basis van lokale gebruiken en op andere momenten op basis van handelswetten die van toepassing zijn in het rechtsgebied waar de verkoper of aanbieder is gevestigd. De meeste versies van de notitie bevatten verwijzingen naar bestelnummers; inkoopordernummers verstrekt door de klant; een beschrijving met het type en de hoeveelheid goederen die in de bestelling zijn opgenomen; en zelfs de totale kosten, inclusief eventuele verzendkosten die door de verkoper worden vastgesteld. De wijze van verzending, inclusief de naam van de verzender, maakt ook vaak deel uit van het opgenomen detail. Als de zending een gedeeltelijke uitvoering is van een klantbestelling, kan het detail ook identificeren welke artikelen op een later tijdstip worden verzonden. Wanneer het detail op het advies tamelijk uitgebreid is, kan de klant het detail gebruiken om overeen te komen met de oorspronkelijke bestelling en een goed idee hebben wanneer elk van de items die bij die bestelling zijn betrokken, kan worden verwacht.
Het is belangrijk op te merken dat een adviesnota niet de werkelijke vrachtbrief vervangt die bij de verzending hoort, noch is het een document dat dient als de paklijst voor de bestelling. Dit type bedrijfsdocument is strikt informatief en dient als een middel om de klant te waarschuwen wanneer de bestelling is verzonden, de gebruikte verzendmethode, de items in de verzending en de verwachte leverdatum. Klanten moeten wachten tot de bestelling is ontvangen, op juistheid is gecontroleerd en is beoordeeld op eventuele transportschade voordat de betaling wordt overgemaakt, indien mogelijk.