Wat is een audit trail?
De term audit trail wordt in meer dan één toepassing in de zakelijke wereld van vandaag gebruikt. Historisch gezien had een controlespoor te maken met het kunnen bieden van een volledige geschiedenis van een bepaalde financiële transactie. Het idee was om elke stap in het proces te kunnen identificeren vanaf het begin van de transactie tot en met de voltooiing van de transactie. Doorgaans vond dit proces plaats door papieren documenten te kunnen produceren die de voortgang van de transactie van begin tot eind lieten zien. Tegenwoordig heeft een controlespoor ook te maken met het traceren van gegevens in elektronische vorm, waarbij de transacties niet noodzakelijkerwijs beperkt zijn tot financiële gegevens.
Een audittrail van elk type omvat een poging om een chronologische lijst van stappen op te stellen die nodig waren om de transactie te starten en te voltooien. Audittrails kunnen erg simplistisch of extreem ingewikkeld zijn, afhankelijk van het aantal stappen dat bij de transactie is betrokken. Het uitvoeren van een audittrail op een factuur van een verkoper zou bijvoorbeeld een relatief eenvoudig proces zijn.
Beginnend met de ontvangst van de factuur, wordt het document bijgehouden via Accounts Payable, helemaal tot de uitgifte van een cheque of elektronische betaling om de schuld te betalen. Tegelijkertijd kan het creëren van een gecontroleerd spoor voor de reconstructie van een productieproces veel meer stappen bevatten en erg moeilijk te volgen worden.
Een auditor kan ervoor kiezen om te beginnen met het creëren van een audittrail vanaf het begin of de voltooiing van de transactie in kwestie. Vaak is het starten van het auditproces met de meest recente voltooide fase en achteruit werken een efficiënt middel om het auditspoor vast te stellen. Wanneer echter zowel het beginpunt als het voltooiingspunt goed zijn vastgesteld, is het mogelijk om het audittraject gelijktijdig van beide uiteinden te benaderen, door eenvoudig de stappen in te vullen die zich voordoen tussen de start- en de eindstappen van de transactie.
Het gebruik van een controlespoor kan vaak een effectief hulpmiddel zijn bij het beheer van de financiële en andere middelen van een bedrijf of organisatie. Het proces van het identificeren van het controlespoor kan in feite helpen om stappen in het proces te identificeren die onnodig waren en die in toekomstige transacties kunnen worden geëlimineerd. Een andere belangrijke toepassing van het controlespoor is dat het proces pogingen kan ontdekken om het financiële profiel van de entiteit te manipuleren, misschien in een poging om het feit te verbergen dat fondsen ontbreken of op een of andere manier zijn misbruikt. Kortom, het controlespoor is een handig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat transacties soepel en eerlijk verlopen, met zo min mogelijk noodzakelijke stappen in het proces.