Wat is een geautomatiseerde secretaris?

Een geautomatiseerde secretaresse is een apparaat dat oproepen in een kantoor routeert. Deze apparaten worden vaak gebruikt door kleine bedrijven als een manier om een ​​basisfilter te bieden tussen het kantoor en ongewenste telefoongesprekken, zoals telemarketeers of verkeerde nummers. Grotere bedrijven hebben vaak een echte secretaresse om deze functie uit te voeren, waardoor de geautomatiseerde secretaris overbodig wordt. Deze term wordt vaak synoniem gebruikt met virtuele secretaresse, maar de twee zijn eigenlijk heel verschillend. Een virtuele secretaresse is een echte persoon, maar niet iemand die aanwezig is in het bedrijf zelf.

In de meeste gevallen is een geautomatiseerde secretaresse een kleine doos die op de telefoonlijn tussen de telefoon en de muur kan worden aangesloten. Wanneer een bekend en goedgekeurd nummer de lijn belt, zal de secretaresse het gesprek direct naar de telefoon laten gaan. Als een niet-goedgekeurd, onbekend of beperkt aantal belt, onderschept de geautomatiseerde secretaresse dit.

Over het algemeen betekent een dergelijke onderschepping dat een geautomatiseerd systeem de oproep beantwoordt en basisinformatie van de beller opvraagt. Nadat het antwoord op zijn vragen heeft gekregen, zal het apparaat de verbonden telefoon bellen en die informatie doorgeven aan de ontvanger, die vervolgens de optie heeft om het gesprek aan te nemen. Als het nummer bekend staat als slecht, of als de ontvanger de oproep weigert, wordt de oproep in plaats daarvan doorgestuurd naar voicemail of gewoon verbroken.

Een veelgemaakte fout is om aan te nemen dat een virtuele en een geautomatiseerde secretaresse hetzelfde zijn. Een virtuele secretaresse is een onafhankelijke aannemer die werkt als een secretaresse vanaf een externe locatie. Meestal hebben deze werknemers een thuiskantoor en voeren ze vaak secretarieel werk uit, vaak voor verschillende bedrijven. Veel voorkomende taken zijn het beantwoorden van de telefoon, het transcriberen van opgenomen brieven of toespraken en het maken van reisarrangementen.

Hoewel de twee soorten secretaresses heel verschillend zijn, hebben ze een vergelijkbare algemene methode. Door zowel de ruimte als de kosten van een traditionele secretaresse te verwijderen, kan een bedrijf met een veel lagere overhead draaien. Hierdoor kan een bedrijf functioneren op een niveau waarop het failliet is gegaan onder het traditionele systeem. Bovendien kan een bedrijf door het gebruik van de geautomatiseerde telefoonfuncties van een virtuele secretaresse er vaak groter en beter georganiseerd uitzien.

In het geval van de virtuele secretaresse biedt het uitbesteden van werk extra voordelen. Een enkele werknemer kan tegelijkertijd voor een aantal bedrijven werken, in plaats van gedwongen te worden tot een enkele deeltijdbaan. Door thuis te werken kunnen mensen met jonge kinderen, handicaps of onvoorspelbare planningen ook doorgaan met werken.