Wat is een elektronisch kantoor?
Ook bekend als een e-office, is een elektronisch kantoor een term die verwijst naar elke kantooromgeving die veel gebruik maakt van computertechnologie om te werken. De term werd voor het eerst bedacht in het midden van de 20e eeuw en begon in het decennium van de jaren 1980 algemeen te worden gebruikt naarmate meer kantooromgevingen geen handmatige methoden meer gebruikten en steeds meer afhankelijk werden van een combinatie van desktopcomputers, mainframes en servers om een aantal taakgerelateerde taken te beheren. Tegenwoordig wordt een elektronisch kantoor vaker gelijkgesteld met het virtuele kantoor, waarbij draadloze technologie wordt gebruikt om mensen vrijwel overal te laten werken met het juiste type laptop of notebook en een betrouwbare draadloze verbinding.
Een van de belangrijkste voordelen van een elektronisch kantoor is de mogelijkheid om minder op papieren documenten te vertrouwen om verschillende zakelijke taken te beheren. Een boekhoud- of factureringsprofessional zou bijvoorbeeld in staat zijn om het gebruik van traditionele papieren boekhoudboeken aanzienlijk te verminderen door boekhoudsoftware te gebruiken om bestellingen te factureren, facturen te maken en zelfs om betalingen te ontvangen op openstaande facturen. Op dezelfde manier kan een verkoper profiteren van het gebruik van een elektronisch kantoor door een verkoopdatabase te gebruiken in plaats van papieren bestanden bij te houden voor elke prospect en klant. Zelfs veel administratieve taken, zoals het schrijven van brieven of het voorbereiden van presentaties, kunnen nu elektronisch worden uitgevoerd, waardoor het papierverbruik verder wordt verminderd en het ook gemakkelijker wordt om gegevens georganiseerd te houden en gemakkelijk op te vragen.
Naast het verminderen van het papierverbruik bij het uitvoeren van verschillende taken, biedt een elektronische kantooromgeving ook een hoger beveiligingsniveau. Gebruikers kunnen verschillende documenten beveiligen met een wachtwoord, de toegang tot databases beperken met toegangscodes en zelfs de toegang vergrendelen tot bestanden die in een externe oplossing voor gegevensopslag zijn geplaatst door de toegang op een bepaalde manier te coderen. Hoewel niet waterdicht, wordt dit beveiligingsniveau meestal beschouwd als een verbetering ten opzichte van het gebruik van vergrendelde archiefkasten, kluizen en kluizen die vaak werden gebruikt vóór de komst van de desktopcomputer.
Hoewel het elektronische kantoor het gebruik van papier in een zakelijke omgeving niet heeft geëlimineerd, vermindert verantwoordelijk gebruik van softwareprogramma's en bedrijfsnetwerken de behoefte aan het onderhouden van papieren documenten aanzienlijk. Aangezien de documenten kunnen worden afgedrukt wanneer en waar nodig, is de ruimte die nodig is om een elektronisch kantoor op te zetten aanzienlijk kleiner, een voordeel dat vooral belangrijk is als er weinig ruimte is. In sommige industrieën heeft het gebruik van het virtuele kantoor het mogelijk gemaakt om werknemers op afstand te laten werken in plaats van op een centrale locatie, een voordeel dat de operationele kosten aanzienlijk kan verlagen.