Wat is een blijvende waarde?

Er wordt gezegd dat iets blijvende waarde heeft wanneer het een historische betekenis heeft of een andere vorm van waarde die naar verwachting tot ver in de toekomst zal duren. Hoewel veel artistieke documenten een blijvende waarde hebben, waaronder manifesten van kunstenaars en literaire werken, wordt deze term ook vaak gebruikt voor juridische en zakelijke documenten. De redenen om een ​​document te bewaren zijn gevarieerd, maar meestal gaat het om informatie die nieuw, revolutionair is of waarvan verwacht wordt dat deze in de toekomst nuttig zal zijn. Gemiddeld zijn documenten met blijvende waarde minder dan 5 procent van alle gemaakte documenten. De organisaties die verantwoordelijk zijn voor de documenten bepalen normaal niet welke documenten waardevol zijn; dit wordt meestal overgelaten aan archivarissen.

Van veel soorten documenten kan worden gezegd dat ze een blijvende waarde hebben. Hoewel deze term kan worden gebruikt voor literaire werken en tekeningen, wordt deze vaker gebruikt voor zakelijke en juridische documenten. Deze documenten worden zelden gekozen voor hun waarde direct nadat ze zijn gemaakt; archivarissen wachten meestal enkele jaren om te zien hoe duurzaam hun effecten zijn om te bepalen of deze documenten echte archiefwaarde hebben.

Gewone documenten worden niet beschouwd als blijvende waarde; alleen buitengewone documenten worden permanent gearchiveerd voor later gebruik en onderzoek. Er zijn veel redenen om dit te doen, maar het is meestal omdat de documenten informatie bevatten die onmisbaar of revolutionair is. Bijvoorbeeld, juridische documenten die een rechterlijke beslissing beschrijven die de manier waarop andere rechtbanken de kwestie in kwestie zien drastisch hebben gewijzigd, worden als van blijvende waarde beschouwd; juridische documenten over een gewone rechtszaak worden niet als duurzame waarde beschouwd.

Zeer weinig documenten worden geacht blijvende waarde te hebben, omdat de meeste documenten gedetailleerde gebeurtenissen beschrijven die, hoewel nuttig voor het bedrijf of kantoor dat de documenten maakt, niet nuttig zijn voor de hele wereld. Gemiddeld wordt minder dan 5 procent van alle gecreëerde documenten beschouwd als archiefwaarde. Andere documenten kunnen door een bedrijf voor meerdere jaren worden gearchiveerd, maar ze worden meestal vernietigd wanneer ze niet meer worden gebruikt. Zelfs als de vestiging de documenten permanent gearchiveerd houdt, worden ze alleen geacht een permanente waarde te hebben als een archiveringsinstelling akkoord gaat met hun waarde.

Hoewel de instelling die verantwoordelijk is voor een document in staat is om het voor blijvende waarde te kiezen, is dit zeldzaam. Archivarissen zijn meestal verantwoordelijk voor het vinden en bepalen welke documenten nuttig zijn voor de toekomst. Een team van archivarissen neemt meestal deze beslissing na het bekijken van de informatie van een document, het blijvende effect ervan en of het document de eerste is om de waardevolle informatie te detailleren. Sommige documenten die niet als eerste waardevolle informatie melden, worden gearchiveerd, maar worden meestal niet als waardevol beschouwd.