Wat telt een uitzondering?
Een uitzonderingstelling is een proces dat vaak wordt gebruikt als onderdeel van fysiek voorraadbeheer. Deze strategie omvat het verifiëren van het aantal eenheden van elk artikel dat in de inventarisvoorraad wordt vervoerd met een fysieke telling, waarbij eventuele verschillen of uitzonderingen worden opgemerkt die de fysieke telling onthult in vergelijking met de inventaristelling die momenteel wordt weerspiegeld in de inventarisrecords. Het aantal uitzonderingen kan worden gebruikt om de fysieke en boekinventarissen te combineren, en helpt ook om het potentieel voor het bestellen van meer van een bepaald item dat nodig is te minimaliseren.
Het uitvoeren van een uitzonderingsaantal vraagt om een fysieke inventarisatie van het aantal eenheden van elk onderhouden item. Om de telling uit te voeren, gebruikt een individu of een team van individuen een gedrukt exemplaar van de huidige inventaris, inclusief het aantal eenheden dat op een bepaalde datum op voorraad zou moeten zijn. Omdat voorraadartikelen meestal een specifieke opslagruimte binnen het magazijn krijgen toegewezen, gaat iemand naar die toegewezen ruimte en telt fysiek het aantal eenheden dat voorhanden is. Als het fysieke aantal overeenkomt met het aantal dat in de boekinventaris wordt weergegeven, is er geen uitzondering. Als de twee tellingen niet overeenkomen, betekent dit dat het item als een uitzondering wordt gemarkeerd.
Het periodiek uitvoeren van een uitzonderingsaantal is om verschillende redenen belangrijk. Door wat wordt getoond in de inventarisrecords te verzoenen met wat er daadwerkelijk bij de hand is, wordt voorkomen dat essentiële onderdelen of materialen opraken die nodig zijn om de operatie draaiende te houden. Als de uitzonderingsaantal constateert dat er meer eenheden bij de hand zijn dan weerspiegeld in de boekeninventarisatie, biedt dit de kans om de boeken dienovereenkomstig aan te passen en de bestelinstructies voor dat specifieke item te herzien, een strategie die helpt om een opgeblazen inventaris te voorkomen die op zijn beurt leidt tot een hogere belastingverplichting.
De frequentie waarmee een uitzonderingsaantal wordt uitgevoerd, is afhankelijk van de omvang en aard van de bedrijfsvoering. Een klein bedrijf dat de neiging heeft om met een minimum aan inventaris te werken, kan vinden dat het een of twee keer per jaar uitvoeren van de telling voldoende is. Voor grote operaties die een constante omzet in grondstoffen en machineonderdelen zien, is het niet ongebruikelijk dat er minimaal één keer per kwartaal een uitzonderingstelling wordt uitgevoerd. Zolang de telling vaak genoeg voorkomt om te voorkomen dat het bedrijf problemen ondervindt met een opgeblazen voorraad of activiteiten moet inkorten omdat belangrijke materialen of onderdelen niet voorhanden waren toen ze werden verondersteld in voorraad te zijn, kan de frequentie als voldoende worden beschouwd.