Wat is een uitzonderingsrapport?

Een uitzonderingsrapport is een soort samenvattingsrapport dat gebeurtenissen identificeert die buiten het bereik van een normaal bereik vallen. Dit soort rapporten wordt gebruikt in een aantal situaties, waaronder het proces van inventarisafstemming, onderzoek naar projectbeheer en zelfs beoordelingen van medewerkers. Het doel van het rapport is om factoren te identificeren die niet als aanvaardbare parameters worden beschouwd, zodat acties kunnen worden ondernomen die helpen uitzonderingen te minimaliseren of te elimineren en de algehele efficiëntie te vergroten.

Aangezien het betrekking heeft op inventarisafstemming, is het uitzonderingsrapport vaak essentieel voor het identificeren van verschillen tussen een fysieke inventaris en de inventaris die wordt gepresenteerd in voorraaddatabases. Na verloop van tijd kunnen fouten in vrijwel elk type inventaris kruipen, waardoor het noodzakelijk is om aanpassingen aan te brengen die de werkelijke hoeveelheid beschikbare goederen weerspiegelen. Dit maakt het niet alleen gemakkelijker om het bestellen van nieuwe artikelen zo aan te passen dat er voldoende voorraad aanwezig is, maar maakt het ook mogelijk om de inventaris nauwkeurig te houden voor de beoordeling van belastingen.

Veel fabrieken onderhouden bijvoorbeeld een bedrijfswinkel die verantwoordelijk is voor het uitgeven van onderdelen en andere componenten die nodig zijn voor de werking van de machines op de fabrieksvloer. Managers van die winkel voeren doorgaans een zogenaamde cyclustelling uit, waarbij ze alles fysiek inventariseren, van de kleinste schroef tot de dure motoronderdelen die worden gebruikt voor het onderhoud en de reparatie van de productieapparatuur. Als blijkt dat het aantal eenheden dat wordt weergegeven in de voorraaddatabase niet overeenkomt met deze fysieke telling, wordt een vermelding ingevoerd in een uitzonderingsrapport. Dit maakt het mogelijk om terug te gaan en te bepalen of een ontvangen zending van dat onderdeel niet aan de database is toegevoegd, of dat sommige uitbetalingen uit de fysieke inventaris niet correct zijn geregistreerd. In sommige gevallen kan het uitzonderingsrapport ook de aandacht vestigen op het besturen van voorraden, waardoor verhoogde beveiligingsmaatregelen worden getroffen die het verlies voor het bedrijf helpen minimaliseren.

Naast het helpen om verschillende soorten inventarissen met elkaar te verzoenen, kan een uitzonderingsrapport ook nuttig zijn bij de taak van projectbeheer. In dit scenario wordt in het rapport aandacht besteed aan nog openstaande taken, zelfs als de verwachte voltooiingsdatum voor die taak is verstreken. Door de uitzondering te noteren, is het mogelijk om het takenprogramma voor het project te vernieuwen om de discrepantie te compenseren en het project weer op de rails te krijgen.

Zelfs op het gebied van werknemersbeoordelingen kan een uitzonderingsrapport nuttig zijn. Hier is het idee om gebeurtenissen met betrekking tot de werknemer te identificeren die buiten het bereik van de basisverwachtingen vallen die verband houden met de functie. De uitzonderingen kunnen betrekking hebben op mislukte prestaties of op prestaties die verder gaan dan de gebruikelijke functie. De details van het uitzonderingsrapport kunnen bijvoorbeeld aangeven dat de werknemer verdere training op bepaalde gebieden nodig heeft, of situaties identificeren waarin de werknemer in staat was om extra taken op zich te nemen terwijl een collega ziek was, waardoor de bedrijfsvoering effectief kon worden voortgezet met weinig tot geen verandering in productiviteit. Afhankelijk van de aard van de problemen die in het uitzonderingsrapport zijn gedocumenteerd, kan de werknemer worden aanbevolen voor corrigerende training, of een aanbeveling krijgen voor het verlenen van aanvullende diensten aan een werkgever terwijl de toegewezen taken nog steeds effectief worden beheerd.