Wat is een uitzonderingsrapport?

Een uitzonderingsrapport is een type samenvattend rapport dat eventuele gebeurtenissen identificeert die buiten de reikwijdte vallen van wat als een normaal bereik wordt beschouwd. Dit soort rapporten worden in een aantal instellingen gebruikt, waaronder het proces van inventarisafstemming, onderzoeksbeheeronderzoek en zelfs beoordelingen van werknemers. Het doel van het rapport is om factoren te identificeren die niet worden beschouwd als binnen acceptabele parameters, waardoor het mogelijk is om acties te ondernemen die helpen om uitzonderingen te minimaliseren of te elimineren en de algehele efficiëntie te vergroten.

Aangezien het betrekking heeft op inventarisatie, is het uitzonderingsrapport vaak essentieel voor het identificeren van verschillen tussen een fysieke inventaris en de inventaris die wordt gepresenteerd in voorraaddatabases. Na verloop van tijd kunnen fouten in zowat elk type inventaris kruipen, waardoor het nodig is om aanpassingen te maken die de werkelijke hoeveelheid goederen bij de hand weerspiegelen. Dit maakt het niet alleen gemakkelijker om het bestellen van nieuwe items aan te passen, zodat een ADEQuate -bedrag aan benodigdheden worden bij de hand gehouden, maar maakt het ook mogelijk om de inventaris nauwkeurig te houden voor het beoordelen van belastingen.

Bijvoorbeeld, veel fabrieken onderhouden wat bekend staat als een bedrijfswinkel die verantwoordelijk is voor het uitgeven van onderdelen en andere componenten die nodig zijn voor de werking van de machines op de plantenvloer. Managers van die winkel uitvoeren meestal wat bekend staat als een cycluspunt, waarbij alles fysiek alles inventariseert, van de kleinste schroef tot de hoog kostbare motorcomponenten die worden gebruikt om de productieapparatuur te onderhouden en te repareren. Wanneer wordt vastgesteld dat het aantal eenheden dat op de voorraaddatabase wordt weergegeven niet overeenkomt met deze fysieke telling, wordt een vermelding ingediend in een uitzonderingsrapport. Dit maakt het mogelijk om terug te gaan en te bepalen of een ontvangen verzending van dat deel niet is toegevoegd aan de database, of dat sommige uitbetalingen uit de fysieke inventaris niet zijn opgenomenvolledig. In sommige gevallen kan het uitzonderingsrapport ook de pilferen van benodigdheden onder de aandacht brengen, waardoor verhoogde beveiligingsmaatregelen die het verlies voor het bedrijf helpen minimaliseren.

Samen met het helpen bij het verzoenen van verschillende soorten voorraden, kan een uitzonderingsrapport ook nuttig zijn bij de taak van projectmanagement. In dit scenario belicht het rapport in afwachting van taken die nog steeds uitstekend zijn, zelfs als de geprojecteerde voltooiingsdatum voor die taak is verstreken. Door de uitzondering op te merken, is het mogelijk om het schema van taken voor het project te vernieuwen om de discrepantie te compenseren en het project weer op de rails te krijgen.

Zelfs op het gebied van werknemersbeoordelingen kan een uitzonderingsrapport nuttig zijn. Hier is het idee om evenementen te identificeren die verband houden met de werknemer die buiten het bereik van de basisverwachtingen vallen die verband houden met de functie. De uitzonderingen kunnen betrekking hebben op prestatiefouten of op prestaties die verder gaan dan de gebruikelijke functie. Bijvoorbeeld deDetail van het uitzonderingsrapport kan aangeven dat de werknemer in bepaalde gebieden verdere training nodig heeft, of situaties identificeert waarin de werknemer extra taken kon aannemen, terwijl een collega ziek was, waardoor de bedrijfsoperatie effectief wordt geholpen met weinig tot geen verandering in productiviteit. Afhankelijk van de aard van de kwesties die zijn gedocumenteerd op het uitzonderingsrapport, kan de werknemer worden aanbevolen voor corrigerende training, of een lof krijgen voor het verlenen van aanvullende diensten aan een werkgever terwijl hij zijn of haar toegewezen taken nog steeds effectief beheert.