Wat is een uitvoerend administratief medewerker?

Een uitvoerend administratief medewerker is de persoon die uitgebreide ondersteuning voor uitvoerend management biedt, normaal gesproken in een zakelijke of zakelijke omgeving. Hij kan uitsluitend voor één manager werken of een team van uitvoerende managers dienen. Zijn taak is veelzijdig en vereist over het algemeen voorbeeldige organisatorische vaardigheden.

Van oudsher wordt deze functie gezien als aanzienlijk meer taken en verantwoordelijkheden dan die van een secretaresse of administratief medewerker. Hoewel secretariële vaardigheden belangrijk zijn om een ​​succesvolle uitvoerend administratief medewerker te zijn, omvat de taak doorgaans ook de dagelijkse zakelijke aangelegenheden van de uitvoerende macht. Taken van deze taak kunnen ook vaak het rijk oversteken naar persoonlijke assistentie.

Het hoofddoel van een bekwame uitvoerend administratief medewerker is meestal om het zakelijke leven van de leidinggevende soepel en efficiënt te laten verlopen. Dit vereist doorgaans uitstekende vaardigheden voor tijdmanagement en projectprioritering. De uitvoerend administratief medewerker heeft normaal gesproken dagelijks toegang tot de agenda van zijn baas, zodat ze onderling vergaderingen, reizen en sociale afspraken kunnen plannen.

Gewoonlijk is een uitvoerend administratief medewerker het eerste aanspreekpunt voor de professionele communicatie van de uitvoerende macht. Hij is gewoonlijk de contactpersoon tussen het uitvoerend en lager management. Wanneer externe klanten of leveranciers contact met de leidinggevende nodig hebben, screent deze assistent meestal telefoongesprekken, e-mails, ongeplande bezoekers en regelt afspraken die vatbaar zijn voor de wensen van zijn baas.

Aanvullende taken van een uitvoerend administratief medewerker omvatten vaak het regelen van reis- en hotelaccommodaties, het opstellen van rapporten over financiële en bedrijfsactiviteiten, en het trainen en managen van ondersteunend personeel op lager niveau. Het voorbereiden van memo's voor communicatie tussen afdelingen is vaak vereist van een persoon in deze functie. Regelmatig evalueren van beleid en procedures en het bespreken van mogelijke wijzigingen daarin maken over het algemeen deel uit van de relatie tussen uitvoerend en uitvoerend administratief medewerker.

Klanten en klanten tevreden houden is meestal een hoge prioriteit voor een persoon met deze baan. Het vermogen om effectief te communiceren met allerlei soorten persoonlijkheden staat gelijk aan succes. Diplomatie en charme zijn vaak vereist om delicate situaties te verlichten die kunnen ontstaan ​​door planningsconflicten, miscommunicatie of fundamentele verschillen in karakter.

Gewoonlijk zijn uitstekende computervaardigheden vereist als bekwaam uitvoerend administratief medewerker. Tekstverwerkingsvaardigheden worden ook zeer gewaardeerd. De assistent wordt in het algemeen door zijn superieur ingeschakeld voor onderzoeksconcurrenten, leveranciers en voorzieningen en opties voor reisbestemmingen. Grote delen van zijn bedrijfscommunicatie omvatten normaal gesproken e-mail en elektronische berichtendiensten.

Een universitair diploma is normaal niet vereist voor deze functie, maar een middelbare schooldiploma of equivalent is over het algemeen vereist. Cursussen in computeractiviteiten, public relations of kantoorbeheer zijn nuttig, net als een achtergrond in administratieve of uitvoerende ondersteuning.