Wat is een inventarisaantal?
Een voorraadtelling is een proces waarbij elk artikel in een bepaalde inventaris fysiek wordt geteld. Tellingen worden vaak gebruikt bij alle soorten inventaris in elk type bedrijfsomgeving. Het doel van de voorraadtelling is ervoor te zorgen dat alle inventarisrecords correct zijn. Als de fysieke telling en de gegevens niet overeenkomen, moeten procedures die in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid en alle toepasselijke wet- en regelgeving worden gebruikt om die verschillen met elkaar te verzoenen.
Een van de meest gebruikte vormen van voorraadtelling is de cyclustelling. Productiebedrijven zoals textielbedrijven of elektronicaproducenten hebben doorgaans enorme voorraden grondstoffen, eindproducten en onderdelen en benodigdheden die bij de hand zijn om de productiemachines operationeel te houden. Met elk van deze voorraden, maakt de cyclustelling het mogelijk dat een deel van de inventaris fysiek wordt geteld gedurende elke maand of elk kwartaal van het jaar. Hierdoor kan de fysieke inventaris het hele jaar door stapsgewijs worden afgestemd en wordt het afstemmingsproces geminimaliseerd wanneer de volledige jaarlijkse fysieke voorraadtelling wordt uitgevoerd.
Bij veel op productie gebaseerde bedrijven worden de machineonderdelen en -benodigdheden op locatie bewaard en ingedeeld in zogenaamde materiaalcodes. De codes zijn vaak gestructureerd, zodat ze betrekking hebben op een specifieke afdeling binnen de productiefaciliteit en het type machine dat gebruik maakt van die componenten of benodigdheden. Een laatste deel van de code voor elk onderdeel verwijst normaal gesproken terug naar het onderdeelnummer dat is toegewezen door de fabrikant van het onderdeel. Bij het uitvoeren van een cyclustelling wordt een specifiek aantal materiaalcodes geselecteerd en elk item fysiek geteld. Wanneer het fysieke aantal meer of minder is dan het aantal dat wordt weergegeven in de inventarislijst, wordt een notitie gemaakt en wordt de lijst uiteindelijk afgestemd op de werkelijke telling, nadat de juiste documentatie is ingediend om de discrepantie te verklaren.
Het uitvoeren van een voorraadtelling is essentieel om twee belangrijke redenen. Ten eerste voorkomt de telling situaties waarin een of meer machines vervangende onderdelen nodig hebben en die onderdelen niet aanwezig blijken te zijn in de fysieke inventaris. Als gevolg hiervan wordt het productieproces voor kortere periodes vertraagd en kunnen productieniveaus gemakkelijker worden gehaald. Tegelijkertijd minimaliseert het handhaven van een nauwkeurige telling de kansen op het verzamelen van een inventaris die groter is dan nodig, en het genereren van een grotere belastingdruk uit die grotere inventaris.