Wat is geautomatiseerde e-mail?
Geautomatiseerde e-mail is een zakelijke tool die het mogelijk maakt om relatief gemakkelijk grote hoeveelheden e-mail te verwerken. Sommige bedrijven maken gebruik van apparatuur en personeel om postverwerking op deze schaal af te handelen, terwijl andere bedrijven deze functies uitbesteden aan leveranciers die zich specifiek richten op het afhandelen van direct mail campagnes, regelmatige distributie van poststukken aan klanten en andere lopende projecten. Het punt van geautomatiseerde e-mail is om de e-mail snel en efficiënt te verwerken, waardoor de kosten voor het maken en verspreiden van elke eenheid worden verlaagd.
Een voorbeeld van het gebruik van geautomatiseerde e-mail is het maken en uitvoeren van een direct mail-campagne. Om het verzendproces van grote hoeveelheden promotiestukken, zoals brieven of briefkaarten, te versnellen, maakt de opsteller vaak gebruik van elektronische methoden om de stukken te adresseren, sorteren en anderszins klaar te maken voor verzending. Deze omvatten het scannen van e-mails, het maken van begeleidende fax- en e-mailberichten als onderdeel van de campagne en de distributie van deze elektronische formaten samen met de direct mail-stukken.
Computersoftware wordt gebruikt om adresetiketten te genereren of om namen en adressen van ontvangers op de stukken zelf af te drukken. Sorteermachines maken het mogelijk om de stukken op postcode te scheiden, wat het gemakkelijker maakt om gebruik te maken van bulkposttarieven. Veel geautomatiseerde poststrategieën gebruiken ook laserprinttechnologie om de juiste hoeveelheid frankering toe te passen als onderdeel van het sorteerproces, waardoor de stukken in relatief korte tijd klaar zijn voor verzending.
Het voordeel van geautomatiseerde post is dat het mogelijk is tienduizenden poststukken te bereiden en te verzenden in een fractie van de tijd die nodig zou zijn om diezelfde stukken met de hand te bereiden. Afhankelijk van de aard van de poststukken zou een bedrijf met behulp van geautomatiseerde hulpmiddelen meer stukken per uur kunnen verwerken dan een team van tien tot vijftien mensen in meerdere werkdagen zou kunnen verwerken. Dit vertaalt zich in aanzienlijke besparingen voor het bedrijf en kost waardevolle personeel om zich te concentreren op andere belangrijke aspecten van de operatie.
Terwijl sommige bedrijven ervoor kiezen om hun eigen postsorteerfaciliteit in eigen huis te creëren, kiezen anderen ervoor om gebruik te maken van geautomatiseerde mailservices om hun direct mail campagnes en andere massale mailings af te handelen. Veel van deze bedrijven houden lijsten bij voor hun klanten, evenals bewijzen van documenten die zijn opgesteld voor eerdere campagnes. Dit maakt het voor de klant mogelijk om snel een nieuwe direct mail campagne samen te stellen met behulp van elementen uit eerdere massamailings, met relatief lage kosten. Aangezien veel van deze services een vast tarief per stuk in rekening brengen, inclusief afdrukken, proefdrukken, adressering, porto en zelfs bezorging op het postkantoor, is het heel eenvoudig om de kosten van het postproject in enkele minuten te berekenen.
Een ander voordeel van het gebruik van een geautomatiseerde e-mailservice is dat veel volumekortingen bieden. Naarmate de klant ervoor kiest meer exemplaren van hetzelfde stuk te verzenden, neemt het tarief per mailing af. Hierdoor kunnen bedrijven hun kosten voor direct mail-advertenties verder verfijnen of zelfs poststukken naar bestaande klanten sturen.