Wat is backoffice-verwerking?
Backoffice-verwerking is het verwerken van documenten, zodat bestellingen worden doorgevoerd of de documenten van kracht worden. Behalve in zeldzame gevallen is alle verwerking technisch backoffice. De term "backoffice-verwerking" is een algemene term waarbij vrijwel elk document wordt verwerkt; er is onder meer loonverwerking, factuurverwerking en databaseverwerking. Hoewel de meeste bedrijven deze verwerking in hun eigen back-office uitvoeren, besteden sommige bedrijven uit aan andere bedrijven die back-office services uitvoeren. Het verwerken van een document kan handmatig, automatisch of met een combinatie van beide worden gedaan; de meeste verwerking in de vroege 21ste eeuw is een mix.
Wanneer een formulier of bestand wordt ingevuld door een consument of een werknemer, moet het worden verwerkt zodat het formulier van kracht kan worden. Backoffice-medewerkers - werknemers die het bedrijf ondersteunen maar niet door klanten worden gezien - voeren deze verwerking uit. Soms zal een frontofficemedewerker de verwerking uitvoeren, zoals een bankvertegenwoordiger die een formulier voor een klant verwerkt om te bepalen of hij of zij in aanmerking komt voor een creditcard, maar de meeste verwerking is backofficeverwerking. Hierdoor kan de frontoffice met de klant communiceren, zonder dat de klant blijft wachten tot er een formulier in de computer wordt ingevoerd.
De documenten die worden verwerkt in de backoffice-verwerking variëren. Backoffice-medewerkers kunnen salarisaanvragen, facturen van leveranciers, klantfacturering, verificatiedocumenten en vele andere bestanden en formulieren verwerken. Als een bedrijf een formulier of bestand heeft, zal het meestal op een bepaald moment deze backoffice-afdeling passeren.
Als backoffice-verwerking vereist is, kan dit zowel intern als door een ander bedrijf worden gedaan. De meeste bedrijven maken gebruik van een interne back-office, omdat het bedrijf direct toezicht kan houden op de back-office medewerker. Dit helpt om de kans te verkleinen dat gevoelige documenten worden gestolen of geknoeid. Bedrijven kunnen ook backofficeservices via onafhankelijke bedrijven laten uitvoeren om dezelfde taken uit te voeren.
Documenten kunnen handmatig, automatisch of met een combinatie van beide worden verwerkt. Handmatige backoffice-verwerking heeft geen computer nodig; in plaats daarvan schrijft de backofficemedewerker alleen de informatie in een boek. Automatische verwerking gebeurt volledig door een computer, zonder menselijke interactie. De meeste verwerking omvat beide methoden; de backofficemedewerker voert informatie in op een computer en de computer voegt het document toe aan een database en voert eventuele andere verwerkingsstappen uit.