Wat is backoffice-ondersteuning?
Backoffice-ondersteuning verwijst naar het gedeelte van een bedrijf dat verantwoordelijk is voor het runnen van het bedrijf in plaats van daadwerkelijk met klanten te werken of winst te maken. Dit is een oude term die verwijst naar een tijd waarin het gebruikelijk was om een showroom en verkoopruimte aan de voorkant van een winkel te hebben en de boekhoud-, productie- en administratieve gebieden aan de achterkant. In de loop van de tijd is dit gemeenschappelijke ontwerp vervangen door alle, maar zeer kleine bedrijven, maar de term is achtergebleven. Backoffice-ondersteuning is het tegenovergestelde van frontofficewerk, dat verwijst naar het meer directe deel van een bedrijf dat geld verdient.
Verschillende bedrijven hebben verschillende definities van wat back-office ondersteuning vormt. Als een deel van het bedrijf rechtstreeks met klanten te maken heeft, bevindt het zich meestal in de frontoffice en achterin als dit niet het geval is. In sommige bedrijven is de definitie een beetje anders; de delen van het bedrijf die daadwerkelijk geld verdienen, bevinden zich in de frontoffice en de delen die geen backoffice ondersteunen. Beide definities zijn geldig en komen voort uit de verschillende bedrijfsstrategieën die werden gebruikt in de vroege dagen van bedrijfsontwikkeling.
De verschillende definitie zorgt ervoor dat er een paar gebieden bestaan in een grijze zone. Onder beide definities is een verkoopafdeling bijvoorbeeld front office; maar ondersteuning na verkoop is moeilijker te bepalen. Volgens een klantgericht model zou dit front office zijn, omdat het bedrijf nog steeds rechtstreeks met klanten communiceert. Aan de andere kant is het een backoffice-onderdeel in het geldmodel omdat after-sales werk zelden voor winst wordt gedaan.
Ongeacht de definitie die wordt gebruikt voor backoffice-ondersteuning, maken een aantal afdelingen bijna altijd deel uit van het systeem. Boekhouding is vrijwel altijd back-office in elk bedrijf behalve een accountantskantoor. Het deel van het bedrijf dat de rekeningen, de loonlijst en leveranciers betaalt, evenals budgettering en geldtoewijzing afhandelt, werkt niet met klanten of maakt rechtstreeks geld.
In dezelfde geest is de IT-afdeling bijna altijd back-office. Dit deel van het bedrijf onderhoudt het netwerk, computers en software voor het bedrijf. Dit betekent dat de IT-afdeling zeer zelden geld zou verdienen of rechtstreeks met klanten zou omgaan.
Volgens het op winst gebaseerde model is directe winst een van de grootste punten. Zelfs als een deel van het bedrijf een ander gebied in staat stelt om geld te verdienen, is het nog steeds backoffice. Als de boekhoudafdeling bijvoorbeeld een manier vindt om de efficiëntie te verhogen en de overhead van de productie-arm van het bedrijf te verminderen, heeft het nog steeds geen geld verdiend. De wijzigingen die door het nieuwe ontwerp zijn gemaakt, kunnen de winst verhogen, maar deze winst zou van een andere afdeling komen.