Wat is zakelijke transcriptie?

Zakelijke transcriptie is een document dat een permanent overzicht biedt van wat zich in een zakelijke bijeenkomst van een bepaald type heeft voorgedaan. Veel bedrijven hebben dit type transcriptie nodig voor een breed scala aan vergaderingen, waaronder investor relations of winstvergaderingen, of als een verslag van de gebeurtenissen in een bestuurs- of directievergaderingen. Wat een zakelijke transcriptie naast andere vormen van permanente archieven opzij zet, is dat het detail meestal de vorm heeft van een letterlijke recitatie van wat er in de vergadering werd gezegd, versus het bijhouden van notulen die de gebeurtenissen condenseren en in wezen samenvatten.

Het gebruik van zakelijke transcriptie wordt gevonden bij vergaderingen die in een breed scala van omgevingen worden gehouden. Deze omvatten face-to-face vergaderingen op fysieke locaties, evenals vergaderingen die worden gehouden door middel van een teleconferentie of zelfs een webgebaseerde conferentie. In de voorbije decennia maakten transcriptionists die werden opgeleid om steno te gebruiken, vaak een geschreven kopie van de gebeurtenissen die tijdens de vergadering plaatsvonden, en gebruikten vervolgens de steno-notities om later een volledige transcriptie voor te bereiden. Meer recentelijk vereist de aanpak een audio-opname van het evenement en vervolgens die opname gebruiken om de getypte zakelijke transcriptie voor te bereiden.

Naast het gebruik van zakelijke transcripties voor spraakmakende vergaderingen, kunnen ze ook nuttig zijn bij het maken van gedetailleerde permanente records voor andere evenementen. Een nationale of regionale verkoopmanager kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een ​​transcriptie te bestellen voor wekelijkse of maandelijkse conferenties met andere verkoopmedewerkers binnen de organisatie. Op dezelfde manier kan het voorbereiden van een zakelijke transactie voor vergaderingen die worden gehouden door de leden van een projectcomité ook helpen om een ​​permanent verslag te maken van wat er in de vergadering is besproken en in welke context.

Hoewel veel bedrijven het zakelijke transcriptieproces intern beheren, is het ook mogelijk om gebruik te maken van onafhankelijke transcriptieservices om het proces te beheren. Veel telecommunicatiebedrijven die audio- en webgebaseerde vergaderproducten aanbieden, bieden ook dit soort service aan. Een schriftelijk document wordt opgesteld van de audio-opname van de vergadering en vervolgens doorgestuurd naar een belangrijk contact binnen de organisatie van de klant. De meeste providers zullen de transcriptie op verschillende manieren indienen, op basis van de behoeften van de klant. De inzending kan de vorm hebben van een elektronisch document dat bij een e-mail is gevoegd, een document dat op een veilige site is geplaatst om door personen met de juiste toestemming te worden opgehaald, of zelfs een CD-R met het elektronische bestand voorbereiden en doorsturen.

Het belang van bedrijfstranscriptie kan niet genoeg worden benadrukt. Aangezien het transcript volledige details bevat over wie wat tijdens een vergadering heeft gezegd, kan het detail vaak zeer nuttig zijn bij het vaststellen van context voor afgelegde verklaringen. Dit kan met name van belang zijn bij het gebruik van het transcript om problemen op te lossen die van invloed zijn op de werking van het bedrijf, inclusief eventuele juridische problemen die zich op een bepaald moment na de vergadering kunnen voordoen.