Wat is continue inventarisatie?
Soms aangeduid als een eeuwigdurende inventaris, is de continue inventaris een middel om een systematisch documentatieproces te handhaven dat altijd in overeenstemming is met de aanwezige fysieke voorraad. Omdat artikelen uit de voorraad of het leveringsgebied worden verwijderd voor gebruik of consumptie, wordt het continue voorraaddetail aangepast om rekening te houden met de vermindering van de fysieke voorraad. Veel bedrijven gebruiken deze methode om ervoor te zorgen dat de benodigde goederen altijd bij de hand zijn, en als herinnering om bepaalde belangrijke producten opnieuw te bestellen wanneer dat nodig is.
Het onderhoud van een continue inventaris is gebruikelijk bij productiefaciliteiten, waar er een constante noodzaak is om versleten onderdelen op productiemachines te vervangen. Over het algemeen wordt een voorraadgebied ergens op de productielocatie gevestigd en is een voorraadmanager belast met het toezicht op zowel de fysieke als de boekinventarisatie. Vaak zullen personen die onderdelen of andere benodigdheden nodig hebben als onderdeel van onderhouds- en reparatiewerkzaamheden, de manager benaderen met een schriftelijk verzoek om wat nodig is. De manager betreedt het opslaggebied voor de fysieke inventaris, haalt het artikel of de artikelen op en levert deze aan de aanvrager. Op dit moment kan de suppliesmanager de schriftelijke productaanvraag gebruiken om de items af te trekken van de boekinventaris, waardoor de fysieke en de geschreven inventaris weer op elkaar worden afgestemd.
In veel productiesituaties zijn er periodieke afstemmingsprocessen die de boekinventaris dubbel vergelijken met de fysieke inventaris. Een bedrijf kan bijvoorbeeld eisen dat er ten minste twee keer per kalenderjaar een fysieke telling van alle goederen in de fysieke inventaris is. De resultaten van de handtelling worden vergeleken met de boekinventarisatie en waar nodig worden aanpassingen aangebracht. Dit proces fungeert als een secundair controle- en balanssysteem om de stabiliteit van een continue inventaris te waarborgen.
Een groot voordeel van de continue inventarisbenadering is dat het gemakkelijk wordt om het opnieuw bestellen van belangrijke onderdelen en benodigdheden te plannen zodra het voorraadniveau een bepaald dieptepunt bereikt. Bij het boeken van recente uitbetalingen in de boekenvoorraad, merkt de benodigdhedenmanager op wanneer het aantal eenheden in de fysieke voorraad onder een bepaald punt glijdt en begint hij met het uitvoeren van een order voor extra eenheden. Dit proces helpt ervoor te zorgen dat er altijd voldoende onderdelen en benodigdheden bij de hand zijn om de productiemachines goed te laten werken.