Wat is cyclusfacturering?

Cyclusfacturering is een factureringsstrategie waarbij dagelijks openstaande saldi op klantaccounts worden gecreëerd en bijgewerkt. Deze aanpak maakt het mogelijk om één factuur op te stellen die een volledige periode of cyclus bestrijkt, in plaats van klanten per geval te factureren voor goederen en diensten. Aan het cyclusfacturatiemodel zijn voordelen verbonden die zowel voor de leverancier als voor de klant gelden.

Veel verschillende soorten bedrijven maken gebruik van cyclusfacturering. Nutsbedrijven werken klantenaccounts regelmatig bij op basis van het gebruik dat is gemaakt voor een bepaalde periode of cyclus. Doorgaans is de factureringsperiode dertig dagen of één kalendermaand. Gedurende die tijd wordt het klantenaccount van tijd tot tijd bijgewerkt, wat een weerspiegeling is van het gebruik door de klant van de geboden service. Aan het einde van de huidige cyclus wordt de factuur voor de gehele dertig dagen afgerond en voor betaling doorgestuurd naar de klant.

Verschillende telecommunicatiediensten maken ook gebruik van cyclusfacturering. Een teleconferentiebureau zal bijvoorbeeld vaak de kosten berekenen van elke telefonische vergadering die door een bepaalde klant wordt gehouden, en de kosten en details toevoegen aan een factuur die specifiek voor die cyclus is opgesteld. Ervan uitgaande dat de klant een wekelijkse telefonische vergadering houdt, bevat de factuur voor de cyclus informatie en kosten met betrekking tot elk van die gesprekken, meestal in chronologische volgorde op de factuur.

Het gebruik van cyclusfacturering biedt voordelen voor alle betrokkenen. Voor de leverancier betekent het gebruik van dit model in plaats van het uitgeven van afzonderlijke facturen voor elke bestelling of gebeurtenis dat er minder tijd wordt besteed aan het voorbereiden, controleren, afdrukken en verzenden van facturen naar klanten. Aangezien alle activiteit voor een enkele factureringscyclus op één factuur wordt weergegeven, bespaart de leverancier ook tijd en middelen op de back-end, wanneer betalingen worden ontvangen en moeten worden geboekt in de boekhouding van het bedrijf.

Voor klanten maakt cyclusfacturering het mogelijk om slechts één factuur te beheren tijdens de cyclus, in plaats van een gestage stroom facturen die moeten worden betaald. De klant bespaart ook tijd en mogelijk geld, als het betalen van elke factuur een soort kosten met zich meebrengt, zoals verzendkosten of een vergoeding voor het accepteren van een online betaling. Veel klanten richten zich meer op het gemak van deze aanpak, vooral als er weinig of geen kosten zijn voor het indienen van meerdere betalingen.

Cyclusfacturering wordt normaal gesproken toegepast wanneer de relatie tussen klant en leverancier wordt geregeld met een contract of van een soort van doorlopende aard is. Het is niet ongebruikelijk dat de klant een kredietcontrole ondergaat voordat de leverancier dit soort afspraken met de potentiële klant maakt. Het model werkt goed voor creditcardaccounts, hulpprogramma's en zelfs voor tabbladen bij lokale clubs of winkels. Bedrijven die goederen via postorder of online winkels verkopen, mogen deze methode niet gebruiken en geven er de voorkeur aan elke bestelling te factureren zodra deze is geplaatst en vooraf betaling te vragen.