Wat is dematerialisatie?
Ook bekend als DEMAT, is dematerialisatie een proces waarbij geen fysieke documentatie meer wordt gebruikt om financiële gegevens bij te houden. In plaats daarvan maakt dematerialisatie gebruik van elektronische archiveringsinstrumenten om alle soorten financiële transacties bij te houden. Het scala aan documenten dat effectief kan worden beheerd met softwaretoepassingen, omvat zowat alles, van eenvoudige boekhoudbescheiden tot aandelencertificaten.
Een van de grote voordelen van deze benadering van elektronische boekhouding is dat de noodzaak om fysiek kopieën van balansen en andere boekhoudkundige documenten op te slaan niet langer bestaat. Dankzij de scantechnologie is het zelfs mogelijk om elektronische kopieën te maken van de ondersteuningsdocumenten die referenties bieden voor de regelitems in de elektronische administratie. Alles kan gemakkelijk worden ondergebracht op een harde schijf of server. Om te beschermen tegen verlies of corruptie, kunnen back-upbestanden eenvoudig worden gemaakt en off-site worden opgeslagen.
Naast basisboekhoudingen maakt dematerialisatie het ook mogelijk om de behoefte aan fysieke voorraadcertificaten weg te nemen. De elektronische kopieën van de aandelen kunnen worden gearchiveerd zodat ze gemakkelijk kunnen worden opgehaald. In het geval dat de aandeelhouder snel kopieën van de aandelen nodig heeft, kunnen deze worden benaderd en verzonden via elektronische methoden, zoals e-mail of een beveiligde FTP-verzending.
Dematerialisatie maakt het ook mogelijk voor geautoriseerde personen om tegelijkertijd met dezelfde documenten te werken. Met fysieke boekhoudmethoden is het vaak moeilijk voor twee mensen om in één keer aan de boeken te werken. Wanneer het boekhoudproces volledig elektronisch is, kunnen verschillende mensen tegelijkertijd verschillende functies uitvoeren. Het is mogelijk voor een team om nieuwe facturen te maken, ontvangen betalingen voor eerdere facturen te boeken en tegelijkertijd een breed scala aan rapporten op te stellen.
Het lijdt geen twijfel dat het dematerialisatieproces op verschillende manieren ten goede kan komen aan gebruikers. Het bijhouden van gegevens vereist veel minder ruimte, is gemakkelijk toegankelijk vanaf externe locaties en biedt meerdere gebruikers tegelijkertijd toegang tot de boekhoudkundige boeken. Momenteel zijn er kostengerelateerde en gratis softwarepakketten voor boekhouding en financiële administratie die elk bedrijf of organisatie kunnen helpen om gemakkelijk de volledige status van dematerialisatie te bereiken. In het geval van boekhoudsoftware zijn er ook online producten waarmee een individu of een bedrijf een set virtuele boeken kan maken. Veilig geladen op de servers voor het product, kunnen geautoriseerde personen toegang krijgen tot en werken met de records vanaf elke locatie met een actieve internetverbinding.