Wat is documentassemblage?
Documentassemblage is het proces van het maken van elektronische documenten door segmenten van bestaande documenten te gebruiken om een nieuw document samen te stellen of samen te stellen. Dit proces kan handmatig worden beheerd, of verschillende soorten software gebruiken om sjablonen automatisch te combineren met gegevensbronnen als middel om het nieuwe document samen te stellen. Dit proces kan met succes worden gebruikt met alles, van het creëren van een nieuw contract tot het voorbereiden van brieven voor een nieuwe verkoopcampagne.
Het eigenlijke proces van documentassemblage omvat het gebruik van tekstverwerkingssoftware als basistool voor het maken van het nieuwe document. In de eenvoudigste benadering houdt dit in dat een leeg document als uitgangspunt voor het project wordt gebruikt. De compiler opent vervolgens andere tekstverwerkingsdocumenten die al in opslag zijn, waarbij secties of segmenten worden gevonden die relevant zijn voor het doel van het nieuwe document. Met de tools die bij het softwareproduct zijn inbegrepen, kan de compiler vervolgens de gewenste tekst uit de oudere documenten kopiëren en diezelfde tekst in het nieuwe document plakken. De compiler kan ook nieuwe tekst toevoegen om alle geplakte segmenten te binden in één coherente en logische informatiestroom, lettertypen, kleuren en typen aan te passen aan het doel van het nieuwe document en het document vervolgens op te slaan en op te slaan totdat het nodig is voor distributie.
Hoewel het proces van documentassemblage handmatig kan worden afgehandeld, is het ook mogelijk om geavanceerde software-opties te gebruiken om automatisch gegevens in opslag op te halen en in het nieuwe document te importeren. Als een verkoopteam bijvoorbeeld brieven wil voorbereiden die de release van een nieuw product aan zijn bestaande klantenbestand aankondigen, kan de hoofdtekst van de nieuwe briefsjabloon worden samengesteld door tekst uit een verkoopbrochure te importeren. Een ander document kan de elektronische kopie van de masthead van het bedrijf leveren. Om het project af te ronden, opent de documentassemblagesoftware vervolgens de verkoopdatabase en importeert de klantnamen en adressen naar de juiste velden op de nieuwe briefsjabloon. Op dat moment kunnen de brieven worden afgedrukt of als e-mails naar alle klanten worden verzonden.
Een van de voordelen van het samenstellen van documenten is dat de aanpak veel tijd kan besparen. Het voorbereiden van een groot aantal verkoopbrieven voor distributie kan bijvoorbeeld uren of zelfs dagen duren, afhankelijk van het aantal brieven dat moet worden geadresseerd en afgedrukt. Met behulp van software om het assemblageproces af te handelen, kan wat anders een hele dag project zou zijn, binnen twee uur of minder worden voltooid. Vanuit dit perspectief helpt documentassemblage om de productiviteit te verhogen, waardoor het bedrijf uiteindelijk winstgevender kan worden.