Wat is documentautomatisering?
Documentautomatisering is het proces waarbij computerdocumenten op een semi-automatische manier worden gemaakt. Dit type software wordt veel gebruikt door bedrijven, rechtspersonen en iedereen die een breed scala aan documenten produceert. Een document wordt meestal gemaakt met behulp van een sjabloon met vragen en gebieden die gemakkelijk kunnen worden verwisseld en gewijzigd. Hoewel goed voor sommige toepassingen, vinden anderen dat documentautomatisering niet zo nuttig is bij de productie van documenten.
Documentautomatisering begint met een sjabloon. Als bijvoorbeeld een juridisch bedrijf is gecontracteerd om een lease op te stellen, wordt een sjabloon voor een lease-document gebruikt. Dit sjabloon bevat alle vereiste tekst om het officieel te maken, samen met gebieden waarin het bedrijf snel wijzigingen kan aanbrengen om het sjabloon aan te passen aan de specifieke behoeften van de klant.
Een manier waarop deze wijzigingen in documentautomatisering worden aangebracht, is via vragen. Deze vragen zijn gericht op het formulier of sjabloon en worden zo gemaakt dat het formulier onmiddellijk wordt aangepast aan de behoeften van de klant. Een vraag over een leningdocument kan bijvoorbeeld zijn of de lening 10, 20 of 30 jaar zal duren. Alle gebieden waar deze informatie van toepassing is, worden gewijzigd om te coördineren met het gegeven antwoord.
Er zijn ook gebieden waarin de schrijver snel tekst kan wijzigen. Dit wordt meestal gebruikt om de naam en contactgegevens van de klant in te vullen. Vervolgkeuzemenu's met voorbeelden voor het schrijven van papier kunnen ook worden gebruikt. Afbeeldingen kunnen mogelijk ook worden gemanipuleerd, vooral als het documentautomatiseringsprogramma voor bedrijven is gemaakt, omdat een bedrijf waarschijnlijk zijn logo aan het document wil toevoegen. Door een gebied te hebben waar afbeeldingen kunnen worden toegevoegd en gewijzigd, kan het bedrijf met slechts een paar klikken een logo toevoegen.
Documentautomatisering wordt meestal gemaakt als een zelfstandig programma of als een add-on. Dit stelt de gebruiker in staat om bij zijn of haar favoriete programma te blijven en gewoon de automatiseringsfuncties te gebruiken voor het samenstellen van documenten, of een geheel ander programma te gebruiken dat functies kan hebben die andere programma's missen. In beide gevallen moet de computer van de gebruiker de geheugen- en verwerkingsbehoeften van het programma aankunnen om de assemblagesoftware goed te laten werken.
De meeste bedrijven zullen software voor het assembleren van documenten nuttig vinden, maar sommige zijn dat niet. Als een bedrijf is toegewijd om elk document met de hand te schrijven en elk document anders te maken, dan is het automatiseren van het proces niet nuttig. Als het grootste deel van de gemaakte documenten niet op een formulier kan worden toegepast omdat elk document aanzienlijk anders is, is documentautomatisering ook niet nuttig.