Wat is documentbeheer?
Bedrijven en andere organisaties, evenals individuen die veel informatie behandelen, hebben documentbeheersystemen nodig om die informatie in te dienen, te beveiligen, op te halen en te delen. Documentbeheer is een georganiseerd systeem dat methodisch documenten en de gegevens erin verwerkt, opslaat en herstelt. Voor hard copy of papieren documenten kan het proces eenvoudig een archiveringssysteem worden genoemd.
Documentbeheer is een meer eigentijdse versie die meestal met elektronische productie, opslag en ophalen van documenten en andere bestanden omvat, waardoor veilige toegang wordt geboden aan degenen die goedkeuring hebben. Afgezien van typische documenten, zoals tekstbestanden of gescande kopieën van papieren documenten, kunnen documentbeheer ook audio- en videobestanden, e -mails, faxen, rapporten, foto's, lettertypen, afbeeldingen en andere afbeeldingen bevatten.
Documentbeheersoftware is gemaakt in de poging om "papierloze" kantoren te introduceren. Bij het besef dat dit bedrijfsmodel onmogelijk wasErfect, nieuwere modellen begonnen zowel papieren als elektronisch documentbeheer te integreren. Omdat organisaties diverse behoeften hebben, zijn documentbeheersystemen specifiek ontworpen om bepaalde aspecten van sorteren en beheren van informatie aan te pakken.
Een voorbeeld is de banksector. Tegenwoordig, in plaats van geannuleerde cheques te verzenden, samen met bankafschriften, maken banken miniatuur digitale kopieën van cheques en drukken ze af als dat nodig is. De bank houdt ook een kopie bij voor haar gegevens. De daadwerkelijke controles kunnen worden vernietigd of op een beveiligde locatie worden bewaard voor back -up in het geval van computerstoornissen of beschadigde gegevens.
Een ander goed voorbeeld is reclamebureaus. In plaats van premium ruimte te gebruiken om storyboards en presentatiematerialen vast te houden, kunnen deze items worden omgezet in digitale gegevens. Een hele advertentiecampagne kan worden omgezet in enkele bestanden of mappen die op de computer zijn opgeslagen, die cLater wordt toegankelijk, gedistribueerd of geprint indien nodig.
Documentbeheer kan elke kantooromgeving effectief stroomlijnen. Door informatie te classificeren en gemakkelijk op te slaan en gemakkelijk toegankelijk te maken, helpt dit proces werknemers om efficiënter te werken. Documentbeheer bespaart niet alleen ruimte en tijd, maar ook geld. Omdat het zoveel efficiënter is dan typische archiefsystemen, kan het ook stress op de werkplek verminderen.