Wat is documentbeheer?
Bedrijven en andere organisaties, evenals individuen die veel informatie verwerken, hebben documentbeheersystemen nodig om die informatie te archiveren, te beveiligen, op te halen en te delen. Documentbeheer is een georganiseerd systeem dat documenten en de gegevens daarin methodisch verwerkt, opslaat en herstelt. Voor papieren of papieren documenten kan het proces eenvoudigweg een archiefsysteem worden genoemd.
Documentbeheer is een meer eigentijdse versie die meestal elektronische productie, opslag en ophalen van documenten en andere bestanden omvat, waardoor beveiligde toegang wordt geboden aan personen die toestemming hebben. Afgezien van typische documenten, zoals tekstbestanden of gescande kopieën van papieren documenten, kan documentbeheer ook audio- en videobestanden, e-mails, faxen, rapporten, foto's, lettertypen, grafische afbeeldingen en andere afbeeldingen omvatten.
Documentbeheersoftware is gemaakt in de poging om "papierloze" kantoren te introduceren. Bij het besef dat dit bedrijfsmodel onmogelijk te perfectioneren was, begonnen nieuwere modellen zowel papieren als elektronisch documentbeheer te integreren. Aangezien organisaties uiteenlopende behoeften hebben, zijn documentbeheersystemen specifiek ontworpen om specifieke aspecten van het sorteren en beheren van informatie aan te pakken.
Een voorbeeld is de banksector. Tegenwoordig maken banken, in plaats van geannuleerde cheques samen met bankafschriften, digitale miniatuurkopieën van cheques en drukken deze indien nodig af. De bank bewaart ook een kopie voor haar administratie. De daadwerkelijke controles kunnen worden vernietigd of op een veilige locatie worden bewaard voor back-up in geval van computerstoringen of beschadigde gegevens.
Een ander goed voorbeeld zijn reclamebureaus. In plaats van premiumruimte te gebruiken om storyboards en presentatiemateriaal vast te houden, kunnen deze items worden omgezet in digitale gegevens. Een volledige reclamecampagne kan worden omgezet in een paar bestanden of mappen die op de computer zijn opgeslagen en die later kunnen worden geraadpleegd, gedistribueerd of afgedrukt als dat nodig is.
Documentbeheer kan elke kantooromgeving effectief stroomlijnen. Door informatie te classificeren en gemakkelijk op te slaan en gemakkelijk toegankelijk te maken, helpt dit proces werknemers efficiënter te werken. Documentbeheer bespaart niet alleen ruimte en tijd maar ook geld. Omdat het zoveel efficiënter is dan typische archiefsystemen, kan het ook de stress op de werkplek verminderen.